Wo Vertriebsmitarbeiter Zeit verlieren und was KI-Agenten zurückholen

Das Versprechen von KI im CRM kommt meist ohne Berechnung aus. „Zeit sparen“, „smarter arbeiten“, „produktiver werden“ stimmen alle und sind alle nicht beziffert. Hier ein Versuch, das zu ändern: belegte Benchmarks dazu, wo die Stunden wirklich hingehen und welche Teile dieser Arbeit KI-Agenten zurückholen können.

Wohin die Arbeitswoche im Vertrieb geht

Die erste Zahl: Der größte Teil der Arbeitswoche ist kein Verkaufen. Salesforce befragte für „State of Sales“, 6. Ausgabe (2024), 5.500 Vertriebsprofis in 27 Ländern. Ergebnis: Vertriebsmitarbeiter verbringen rund 70 % ihrer Zeit mit Tätigkeiten außerhalb des Verkaufens, und nur 30 % der Arbeitswoche entfallen auf Gespräche mit Interessenten oder Kunden.

Diese 70 % lohnen einen genaueren Blick. Vier Posten fallen auf:

1. Manuelle Dateneingabe im CRM. Die Studie der Sales Management Association (SMA + AutoPylot) hat das direkt gemessen: rund 5,9 Stunden pro Woche und Vertriebsmitarbeiter für das Protokollieren von Aktivitäten im CRM.
2. Personalisierte Inhalte entwerfen. Laut einer Umfrage von Gong verbringen Verkäufer rund 5,9 Stunden pro Woche mit dem Entwerfen personalisierter Inhalte. Weitere rund 6,2 Stunden kostet sie das Erstellen von Inhalten von Grund auf (E-Mails, Angebote, One-Pager, Follow-ups).
3. Vorbereitung der Pipeline-Besprechung. Regelmäßige Pipeline-Besprechungen und ihre Vorbereitung (Jiminny) summieren sich auf mehrere Stunden pro Vertriebsmitarbeiter und Woche, wenn Sie das Zusammentragen der Daten vor jedem Meeting mitzählen.
4. Notizen und CRM-Updates nach Meetings. Jedes externe Meeting hinterlässt Notizen zum Ausarbeiten, nächste Schritte zum Protokollieren und Aufgaben zum Anlegen, und diese Arbeit wächst mit jedem Meeting.

Jeder der ersten beiden Posten kostet laut seiner eigenen Umfrage fast sechs Stunden pro Woche und Vertriebsmitarbeiter, noch ohne Pipeline-Vorbereitung und Nacharbeit nach Meetings. Den Rest der 70 % machen interne Meetings, Schulungen, Verwaltung und sonstiger Aufwand aus.

Wie die zurückgewonnene Zeit aussieht

Die Studie „State of AI“ von HubSpot liefert die klarste Zahl für die andere Seite: Vertriebsprofis schätzen, dass sie täglich rund 2 Stunden und 15 Minuten sparen, wenn sie KI oder Automatisierung für manuelle Aufgaben wie Dateneingabe, Notizen und Terminplanung nutzen.

Die Frage ist, wie sich diese Ersparnis auf die Posten oben verteilt. So passt jeder der fünf integrierten KI-Agenten von Laureo dazu. Wir nennen keine Stundenzahl pro Agent: Die belastbare Zahl hängt von Ihrem Volumen ab, und Sie erhalten sie, indem Sie Ihr eigenes Team messen (siehe unten).

Lead Follow-Up: die erste Antwort an einen neuen Lead

Lead Follow-Up startet, wenn jemand eines Ihrer Formulare absendet. Der Agent liest den Lead und das zugehörige Unternehmen und entwirft eine kurze erste Antwort, die Sie prüfen und senden. Zudem schlägt er eine Follow-up-Aufgabe für die verantwortliche Person des Unternehmens vor. Er übernimmt den ersten Entwurf, den Schritt, der die erste Antwort verzögert. Eine verantwortliche Person wählt er nicht aus: Das erledigt Ihr Formular.

Deal Follow-Up: Vorbereitung der Pipeline-Besprechung

Deal Follow-Up läuft werktags jeden Morgen. Der Agent markiert offene Deals, die ruhen oder ihr erwartetes Abschlussdatum überschritten haben. Für jeden schlägt er einen nächsten Schritt vor und entwirft ein kurzes Follow-up an den Kontakt des Deals. Die Liste „Wo muss ich heute nachfassen?“ steht, bevor die Pipeline-Besprechung beginnt.

Quote Follow-Up: das Follow-up, das niemand einplant

Quote Follow-Up startet, wenn ein Kunde ein Angebot öffnet, ohne es anzunehmen. Der Agent entwirft ein Follow-up, das Sie prüfen und senden. Läuft das Angebot innerhalb von sieben Tagen ab, schlägt er eine Follow-up-Aufgabe für die verantwortliche Person des Angebots vor.

Email to CRM: das Protokollieren nach einer E-Mail

Email to CRM arbeitet in Ihrem Posteingang. Der Agent zeigt jede E-Mail bei den offenen und geschlossenen Deals ihres Kontakts und seines Unternehmens. Dazu schlägt er eine Aufgabe, ein Ticket oder einen neuen Kontakt vor. Jeder Vorschlag öffnet das übliche Formular, ausgefüllt aus der E-Mail, und nichts wird gespeichert, bevor Sie speichern.

Email to CRM übernimmt einen Teil des Protokollierens: Eine E-Mail eines Kontakts erscheint bei seinen Deals, ohne dass jemand sie protokolliert.

Ticket Triage: die Support-Warteschlange (Ultra)

Ticket Triage arbeitet im Tarif Ultra im Bereich Service. Der Agent sortiert jedes neue Kundenticket, findet den passenden Hilfeartikel und hinterlässt einen ersten Antwortentwurf, den Ihr Team prüft.

Kein integrierter KI-Agent sendet von sich aus eine E-Mail, und standardmäßig fragt jeder Agent außer Ticket Triage nach, bevor er handelt. Ticket Triage legt die Priorität eines neuen Tickets selbst fest. Der Agent sendet aber nie etwas, löst kein Ticket und weist keines zu. Unabhängig von den Agenten entwirft der Posteingang Antworten, sobald E-Mails von Personen eintreffen. Das setzt direkt beim Entwerfen an.

So messen Sie es in Ihrem eigenen Team

Benchmarks zeigen, wo Sie hinschauen sollten. Ihre eigenen Zahlen zeigen, was Sie zurückbekommen haben. Ein einfacher Weg zu messen:

1. Erfassen Sie einen Ausgangswert. Lassen Sie jeden Vertriebsmitarbeiter zwei Wochen lang vor dem Einschalten der Agenten die Zeit notieren, die er für CRM-Protokollierung, erste Entwürfe und die Vorbereitung der Pipeline-Besprechung aufwendet.
2. Beginnen Sie mit dem Agenten, der zu Ihrem größten Posten passt. Deal Follow-Up für die Pipeline-Vorbereitung, Lead Follow-Up für eingehende Leads, Quote Follow-Up für Angebote, die nicht angenommen werden.
3. Messen Sie dieselben Posten erneut nach einigen Wochen, sobald die Vertriebsmitarbeiter täglich prüfen, was die Agenten vorbereiten.
4. Zählen Sie auch die Prüfzeit mit. Die Zeit für das Freigeben und Bearbeiten von Vorschlägen gehört zu den Kosten; sie ist kein Bonus.

Was diese Zahlen nicht erfassen

Ein paar Hinweise darauf, was die Stundenrechnung übersieht:

• Nicht jede Stunde ist gleich viel wert. Die Stunde, die ein Account Executive bei der Vorbereitung der Pipeline-Besprechung zurückgewinnt, ist wahrscheinlich mehr wert als die beim manuellen Protokollieren. Zeit für die Pipeline-Besprechung ist meist Denkzeit mit größerer Hebelwirkung, für die neben dem Protokollieren kein Platz war.
• Die Akzeptanz zählt. Die Ersparnis setzt voraus, dass der Vertriebsmitarbeiter die offenen Freigaben wirklich prüft und nutzt, was die Agenten vorbereiten. Wer die Agenten ignoriert, gewinnt nichts.
• Die Qualität der Agenten schwankt. Ein Agent, der jeden Morgen 100 Deals markiert, von denen 90 gar nicht ruhen, kostet Prüfzeit, statt sie zu sparen. Die Qualität der Agenten ist der Frühindikator dafür, ob die Zeitersparnis hält.

Das Fazit

Die 70 % Zeit ohne Verkaufen sind verlässlicher Branchenkonsens. Den Richtwert von rund zwei Stunden pro Tag durch KI veröffentlicht zwar ein Anbieter, er stützt sich aber auf eine Umfrage unter mehr als 1.000 Vertriebsprofis. Keine der beiden Zahlen ist ein Versprechen für Ihr Team.

KI-Agenten setzen an bestimmten Posten dieser Arbeit an: erste Entwürfe, Pipeline-Vorbereitung, Angebots-Follow-ups und das Protokollieren nach E-Mails. Die Zahl, die für Ihr Team zählt, ist die, die Sie selbst messen.