Daten aus Salesforce exportieren und in ein neues CRM übertragen (Schritt für Schritt)

Um Daten aus Salesforce zu exportieren, nutzen Sie für einen vollständigen CSV-Export aller Objekte den Data Export Service unter Setup > Data Export (Datenexport). Den Data Loader nehmen Sie, wenn Sie bestimmte Felder, Filter oder eine feste Reihenfolge brauchen.

Exportieren Sie zuerst die Accounts, dann Contacts (Kontakte), Opportunities und Activities (Aktivitäten), jeweils mit der Salesforce Record ID. So bleiben die Verknüpfungen zwischen den Datensätzen beim Import in Ihr neues CRM erhalten.

Der Abschied von Salesforce wirkt einschüchternd, denn Salesforce ist komplex, und Ihre Daten sind es vermutlich auch. Benutzerdefinierte Objekte, Formelfelder, Workflows und Jahre an Aktivitätsverlauf lassen den Wechsel riskant wirken. In Schritte zerlegt ist er machbar. Dieser Leitfaden zeigt jede Exportoption von Salesforce und dann, wie Sie Daten bereinigen, Felder zuordnen, vor dem Livegang testen und typische Fehler vermeiden.

Bevor Sie beginnen: Bestandsaufnahme

Der erste Schritt ist zu verstehen, was in Salesforce liegt und was Sie in Ihrem neuen CRM wirklich brauchen.

Was meist migriert wird

Standardobjekte:

• Contacts (Kontakte): Namen, E-Mails, Telefonnummern, Positionen, Adressen
• Accounts: Unternehmensnamen, Branche, Größe, Adressen, Domains
• Opportunities: Dealnamen, Phasen, Werte, Abschlussdaten, verknüpfte Kontakte
• Leads: nicht konvertierte Leads mit Quelle, Status und Kontaktdaten
• Tasks und Events (Aufgaben und Termine): Aktivitätsverlauf, verknüpft mit Kontakten und Accounts

Benutzerdefinierte Daten:

• Benutzerdefinierte Felder: alle Felder, die Sie Standardobjekten hinzugefügt haben
• Benutzerdefinierte Objekte: alle komplett neuen Objekte, die Sie angelegt haben (etwa Projekte, Abonnements, Installationen)
• Notizen: Textnotizen an Datensätzen
• Anhänge und Dateien: an Datensätze hochgeladene Dokumente

Was meist nicht migriert wird

Konfiguration, keine Daten:

• Workflow-Regeln und Automatisierungen aus dem Process Builder (diese bauen Sie nach)
• Validierungsregeln
• Formelfelder (die Feldwerte lassen sich exportieren, die Formeln selbst nicht)
• Seitenlayouts und Datensatztypen
• Apex-Code und Trigger
• Berichte und Dashboards (diese bauen Sie nach)
• E-Mail-Vorlagen (diese legen Sie neu an)

Plattformspezifische Funktionen:

• Chatter-Unterhaltungen
• Einstein-KI-Modelle und -Vorhersagen
• Salesforce-spezifische Integrationen (sie verbinden sich mit Salesforce, nicht mit Ihren Daten)

Bleiben Sie realistisch bei der Frage, was umziehen muss. Wenn Sie 50 benutzerdefinierte Felder am Objekt Contact haben, aber nur 15 regelmäßig nutzen, migrieren Sie die 15. Das ist eine Gelegenheit, technische Altlasten abzubauen.

Schritt 1: Daten aus Salesforce exportieren

Salesforce bietet je nach Datenmenge und technischer Erfahrung mehrere Exportwege.

Option A: Salesforce Data Export Service (einfach)

Am besten für unkomplizierte Exporte von Standardobjekten.

1. Gehen Sie in Salesforce zu Setup
2. Suchen Sie im Feld Quick Find (Schnellsuche) nach Data Export
3. Wählen Sie Export Now (jetzt exportieren) oder Schedule Export (Export planen)
4. Wählen Sie die Objekte aus, die enthalten sein sollen
5. Salesforce erzeugt CSV-Dateien und sendet Ihnen einen Download-Link per E-Mail (bei großen Datenbanken kann das Stunden dauern)

Einschränkung: Der Data Export Service liefert einen Massenexport aller Datensätze. Sie können weder filtern noch das Exportformat anpassen. Die CSV-Dateien können sehr groß werden.

Option B: Data Loader (empfohlen)

Am besten für kontrollierte Exporte mit Filtern und bestimmten Feldern.

1. Laden Sie den Salesforce Data Loader herunter und installieren Sie ihn (kostenlos von Salesforce)
2. Melden Sie sich mit Ihren Salesforce-Zugangsdaten an
3. Wählen Sie Export (oder Export All, um archivierte und gelöschte Datensätze einzuschließen)
4. Wählen Sie das Objekt (Contacts, Accounts, Opportunities usw.)
5. Wählen Sie die zu exportierenden Felder
6. Fügen Sie bei Bedarf Filter hinzu (etwa nur aktive Accounts oder nur Opportunities, die in den letzten 2 Jahren abgeschlossen wurden)
7. Wählen Sie die Ziel-CSV-Datei
8. Starten Sie den Export

Vorteile: Sie bestimmen genau, welche Felder und Datensätze exportiert werden. Sie können für verschiedene Objekte mehrere Exporte mit unterschiedlichen Filtern ausführen.

Option C: Salesforce-Berichte exportieren

Bei kleineren Datenmengen oder bestimmten Teilmengen können Sie einen Salesforce-Bericht ausführen und als CSV exportieren.

1. Erstellen oder öffnen Sie einen Bericht mit den gewünschten Datensätzen
2. Fügen Sie alle benötigten Felder als Berichtsspalten hinzu
3. Führen Sie den Bericht aus
4. Klicken Sie auf Export und wählen Sie das CSV-Format

Einschränkung: Die Berichtsansicht von Salesforce zeigt am Bildschirm höchstens 2.000 Zeilen. Ein CSV- oder XLS-Export mit „Details Only“ (nur Details) umgeht diese Anzeigegrenze und holt den ganzen Datenbestand, und ein formatierter Export kann rund 100.000 Zeilen erreichen.

Für sehr große Datenbanken bleiben Berichte trotzdem umständlich, denn jeder Bericht umfasst nur die Datensätze und Spalten, die Sie hineingebaut haben. Nehmen Sie stattdessen den Data Loader, wenn Sie viel übertragen.

Was Sie in welcher Reihenfolge exportieren

Exportieren Sie in dieser Reihenfolge, damit die Verknüpfungen erhalten bleiben:

1. Accounts (Unternehmen) zuerst, weil Contacts und Opportunities auf sie verweisen
2. Contacts als Zweites, mit dem Feld Account Name oder Account ID, damit Sie sie im neuen CRM mit Unternehmen verknüpfen können
3. Opportunities als Drittes, mit Verweisen auf Account und Contact
4. Tasks und Events (Aktivitäten) als Viertes, mit Verweisen auf Contact, Account und Opportunity
5. Benutzerdefinierte Objekte zuletzt, mit Verweisen auf alle zugehörigen Standardobjekte

Nehmen Sie in jeden Export die Spalte Salesforce Record ID auf. Mit dieser eindeutigen Kennung ordnen Sie beim Import die Verknüpfungen zwischen Objekten zu.

Schritt 2: Daten bereinigen

Das ist der wichtigste Schritt und zugleich der, den die meisten überhastet erledigen. Unsaubere Daten im alten CRM werden zu unsauberen Daten im neuen CRM. Die Migration ist der beste Zeitpunkt zum Aufräumen.

Dubletten entfernen

In Salesforce-Datenbanken sammeln sich über Jahre Dubletten an. Vor dem Import in ein neues CRM:

1. Sortieren Sie den Kontaktexport nach E-Mail-Adresse und finden Sie Dubletten
2. Sortieren Sie den Account-Export nach Unternehmensnamen und finden Sie Dubletten (achten Sie auf Varianten wie „Acme Inc“, „Acme, Inc.“ und „ACME“)
3. Entscheiden Sie je Dublettengruppe, welcher Datensatz bleibt (meist der mit den vollständigsten Daten und der jüngsten Aktivität)
4. Löschen Sie die Dubletten aus Ihren Exportdateien

Tote Daten entfernen

Gehen Sie jeden Export durch und entfernen Sie:

• Kontakte ohne E-Mail-Adresse und ohne Telefonnummer (außer bei nennenswertem Aktivitätsverlauf)
• Kontakte, deren E-Mails dauerhaft unzustellbar waren
• Accounts ohne verknüpfte Kontakte und ohne Opportunities
• Opportunities, die seit mehr als 2 Jahren „Closed Lost“ (verloren) sind (außer Sie brauchen sie für historische Berichte)
• Testdatensätze, Beispieldaten und Überbleibsel aus Sandboxes

Formate vereinheitlichen

Bereinigen Sie Uneinheitlichkeiten, die sich über die Zeit angesammelt haben:

• Telefonnummern: Wählen Sie ein Format (etwa +1-555-123-4567) und wenden Sie es auf alle Datensätze an
• Adressen: Vereinheitlichen Sie die Abkürzungen der Bundesstaaten (CA oder California) und entfernen Sie überflüssige Leerzeichen
• Unternehmensnamen: Wählen Sie eine Schreibweise („Acme Corporation“, nicht „Acme Corp“ oder „acme corporation“)
• Positionen: Vereinheitlichen Sie gängige Varianten („VP Sales“, „Vice President of Sales“ und „VP, Sales“)
• Ländernamen: Schreiben Sie einheitlich („Vereinigte Staaten“ oder „USA“, aber nicht beides)

Benutzerdefinierte Felder prüfen

Fragen Sie bei jedem benutzerdefinierten Feld: Nutzen wir es im neuen CRM wirklich? Enthält ein Feld in weniger als 10 % der Datensätze Daten und wird es weder für Berichte noch für Workflows gebraucht, erwägen Sie, es wegzulassen. Sie können es später jederzeit wieder hinzufügen.

Schritt 3: Felder dem neuen CRM zuordnen

Legen Sie ein Dokument zur Feldzuordnung an, das festhält, welchem Feld des neuen CRM jedes Salesforce-Feld entspricht.

Standardfelder

Die meisten Standardfelder lassen sich direkt zuordnen:

Benutzerdefinierte Felder

Klären Sie für jedes benutzerdefinierte Salesforce-Feld, das Sie migrieren möchten:

1. Hat das neue CRM ein gleichwertiges Standardfeld? (Nutzen Sie dieses, statt ein benutzerdefiniertes Feld anzulegen)
2. Müssen Sie im neuen CRM ein benutzerdefiniertes Feld anlegen? (Tun Sie das vor dem Import)
3. Passt der Feldtyp? (Eine Picklist (Auswahlliste) aus Salesforce kann im neuen CRM einem Dropdown, einem Textfeld oder einem Tag entsprechen)

Zuordnung der Pipeline-Phasen

Ihre Opportunity-Phasen aus Salesforce entsprechen nicht genau den Standardphasen des neuen CRM. Legen Sie eine Phasenzuordnung an:

Wenn Sie in Salesforce eigene Phasen haben, legen Sie die entsprechenden Phasen vor dem Import in Ihrem neuen CRM an.

Schritt 4: Mit einem kleinen Importdurchgang testen

Importieren Sie nie beim ersten Versuch die ganze Datenbank. Testen Sie zuerst mit einer kleinen, repräsentativen Stichprobe.

So testen Sie

1. Nehmen Sie 50 bis 100 Datensätze je Objekt (Kontakte, Unternehmen, Opportunities)
2. Wählen Sie Datensätze, die die ganze Vielfalt Ihrer Daten abbilden: manche mit ausgefüllten benutzerdefinierten Feldern, manche mit Aktivitätsverlauf, manche mit Anhängen, manche mit Opportunities verknüpft
3. Importieren Sie diese Testdaten in einem ersten Importdurchgang in das neue CRM
4. Prüfen Sie, ob jedes Feld richtig zugeordnet wurde
5. Prüfen Sie die Verknüpfungen (Kontakte beim richtigen Unternehmen, Opportunities beim richtigen Kontakt)
6. Suchen Sie nach Formatfehlern (Datumsangaben im falschen Format, abgeschnittene Telefonnummern, beschädigte Sonderzeichen)
7. Korrigieren Sie Zuordnungsfehler in Ihrem Dokument zur Feldzuordnung
8. Löschen Sie die Testdatensätze
9. Importieren Sie erneut mit der korrigierten Zuordnung
10. Prüfen Sie noch einmal

Dieser Zyklus aus Testen, Korrigieren und erneutem Testen braucht meist 2 bis 3 Durchläufe, bis die Zuordnung stimmt.

Schritt 5: Den vollständigen Import ausführen

Sobald der erste Importdurchgang fehlerfrei läuft, starten Sie den vollständigen Import.

Reihenfolge des Imports

Importieren Sie in derselben Reihenfolge, in der Sie exportiert haben:

1. Unternehmen (Accounts) zuerst
2. Kontakte als Zweites, verknüpft mit Unternehmen über den Unternehmensnamen oder eine externe ID
3. Opportunities als Drittes, verknüpft mit Unternehmen und Kontakten
4. Aktivitäten als Viertes, verknüpft mit Kontakten, Unternehmen und Opportunities
5. Benutzerdefinierte Objekte zuletzt

Prüfung nach dem Import

Prüfen Sie nach dem Import jedes Objekts:

• Die Datensatzzahl entspricht Ihrem bereinigten Export (abzüglich bewusster Ausschlüsse)
• Eine Zufallsstichprobe von 20 bis 30 Datensätzen hat korrekte Feldwerte
• Die Verknüpfungen sind intakt (Kontakte gehören zum richtigen Unternehmen)
• Die benutzerdefinierten Felder sind korrekt befüllt
• Die Pipeline-Phasen der Opportunities sind korrekt zugeordnet

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Formelfelder werden als Werte exportiert, nicht als Formeln

Bei Formelfeldern in Salesforce (etwa einem Feld, das die „Tage seit der letzten Aktivität“ berechnet) enthält der Export den zum Exportzeitpunkt berechneten Wert, nicht die Formel. Sie müssen dann:

• im neuen CRM eine ähnliche Formel oder ein berechnetes Feld anlegen oder
• akzeptieren, dass die historischen Werte Momentaufnahmen sind, keine laufenden Berechnungen

Anhänge und Dateien haben Grenzen

Salesforce speichert Dateien in den Objekten ContentDocument und Attachment. Der Data Export Service kann sie einschließen. Laut der Exportanleitung von Salesforce wählen Sie dafür die passenden Optionen, wenn Bilder, Dokumente, Anhänge usw. in Ihren Daten enthalten sein sollen (Trailhead: Export Your Data, abgerufen am 31. Oktober 2026). Große Dateimengen machen den Export deutlich größer, und der Download dauert lange.

Die meisten CRMs begrenzen die Dateigröße beim Import. Prüfen Sie die Grenzen Ihres neuen CRM für Anhänge, bevor Sie Dateien migrieren. Bei großen Dateimengen überlegen Sie, ob alle Anhänge umziehen müssen oder ob Sie für historische Dateien ein Salesforce-Archiv behalten.

Verknüpfungen benutzerdefinierter Objekte sind komplex

Haben benutzerdefinierte Objekte Lookup- oder Master-Detail-Beziehungen zu Standardobjekten, zählt die Reihenfolge des Imports. Importieren Sie zuerst das übergeordnete Objekt, dann das untergeordnete mit Verweisen darauf. Das kann mehrere Durchläufe und eine sorgfältige Zuordnung der IDs erfordern.

Der Aktivitätsverlauf ist womöglich begrenzt

Salesforce erfasst Aktivitäten (Anrufe, E-Mails, Aufgaben, Termine) sehr umfassend. Der Export des ganzen Aktivitätsverlaufs kann sehr große Dateien erzeugen. Überlegen Sie, ob Sie alle historischen Aktivitäten brauchen oder nur die der letzten 6 bis 12 Monate.

Nutzerverweise müssen zugeordnet werden

Salesforce-Datensätze enthalten Owner IDs, die auf Salesforce-Nutzerkonten verweisen. Beim Import in ein neues CRM ordnen Sie diese den Nutzerkonten des neuen Systems zu. Legen Sie vor dem Import eine Tabelle zur Nutzerzuordnung an.

Die Importwerkzeuge von Laureo nutzen

Laureo unterstützt den CSV-Import mit intelligenter Feldzuordnung für Kontakte, Unternehmen und Opportunities. Der Ablauf:

1. Laden Sie Ihre bereinigte CSV-Datei hoch
2. Laureo analysiert die Spaltenköpfe und schlägt Feldzuordnungen vor
3. Prüfen und korrigieren Sie die Zuordnungen
4. Sehen Sie sich eine Vorschau einiger Datensätze an, bevor etwas gespeichert wird
5. Starten Sie den Import
6. Prüfen Sie die Importzusammenfassung auf Fehler oder übersprungene Datensätze

Ihr Tarif legt fest, wie viele Zeilen Sie pro Monat importieren können. Während Ihrer Testphase und Ihres ersten Monats entfällt diese Grenze, sodass Sie Ihren ganzen Bestand gleich zu Beginn übertragen können. Ein vollständiger Umzug aus einem anderen System wird nie durch diese Grenze blockiert, seine Zeilen zählen aber zu Ihrer monatlichen Nutzung.

Eine Datei fasst eine feste Zahl an Zeilen, ein großer Bestand kommt also in mehreren Dateien an. Die Preisseite nennt die Grenzen jedes Tarifs.

Teilen Sie große Migrationen (Zehntausende Datensätze) in kleinere Importdurchgänge zu je einigen Tausend Datensätzen auf. So bleibt der Ablauf überschaubar, und Sie prüfen jeden Teil, bevor Sie zum nächsten übergehen.

Mit welchem Zeitrahmen Sie rechnen sollten

Eine typische Salesforce-Migration für ein kleines bis mittelgroßes Unternehmen dauert:

• Planung und Bestandsaufnahme: 1 bis 2 Tage
• Export: 1 Tag
• Datenbereinigung: 2 bis 5 Tage (hier fällt die meiste Zeit an)
• Feldzuordnung: 1 Tag
• Testimporte und Korrekturen: 2 bis 3 Tage
• Vollständiger Import: 1 Tag
• Prüfung und Aufräumen: 1 bis 2 Tage
• Gesamt: 1 bis 2 Wochen

Für größere Organisationen mit benutzerdefinierten Objekten, komplexen Verknüpfungen und Jahren an Aktivitätsverlauf planen Sie 3 bis 4 Wochen ein.

Erst planen, dann umsetzen

Die Migration von Salesforce ist ein Projekt, kein Klick auf einen Button. Aber es ist ein machbares Projekt mit einer klaren Abfolge von Schritten. Entscheidend ist, Zeit in die Bereinigung zu stecken, bevor Sie importieren (nicht danach). Testen Sie mit kleinen Importdurchgängen, bevor Sie alles übernehmen, und prüfen Sie nach jeder Importphase die Verknüpfungen.

Die Migration selbst ist vorübergehend. Der Vorteil eines CRM, das Ihr Team wirklich nutzt, mit allen nötigen Werkzeugen in einem Tarif, bleibt. Planen Sie die Migration sorgfältig und setzen Sie sie methodisch um, dann arbeiten Sie im oben genannten Zeitrahmen voll im neuen System.