Kontakte aus HubSpot exportieren, dazu Unternehmen und Deals

Um Kontakte aus HubSpot zu exportieren, gehen Sie zu CRM > Contacts (Kontakte), öffnen All contacts (alle Kontakte) oder eine gespeicherte Ansicht und klicken auf Export. Wählen Sie CSV und die gewünschten Eigenschaften, dann sendet HubSpot Ihnen einen Download-Link per E-Mail. Unternehmen und Deals exportieren Sie genauso auf ihren eigenen Seiten, jeweils als eigene CSV-Datei.

Dieser Leitfaden zeigt jeden HubSpot-Export Schritt für Schritt und wie Sie Daten exportieren, die der Standardexport auslässt (Notizen und Aktivitäten). Er nennt auch, was Sie vor dem Import in Laureo prüfen sollten, damit Kundendaten aus Jahren ohne Verlust umziehen.

Bevor Sie beginnen

Bestandsaufnahme machen

Bevor Sie etwas exportieren, prüfen Sie, was in HubSpot liegt und was Sie in Laureo wirklich brauchen. Nicht alles muss umziehen.

Meist lohnt sich die Migration für:

• Kontakte (Personen) und ihre Eigenschaften
• Unternehmen und ihre Eigenschaften
• Deals mit Pipeline-Phasen und Werten
• Notizen und Aktivitätsverlauf (sofern per Export verfügbar)
• Tags oder Listen zur Segmentierung

Oft lohnt sich die Migration nicht für:

• Den Verlauf Ihrer E-Mail-Kampagnen (neue Kampagnen bauen Sie in Laureo auf)
• Workflow-Konfigurationen (diese bauen Sie im Workflow-Builder von Laureo nach)
• Formulareinsendungen, die bereits zu Kontakten wurden
• Doppelte oder veraltete Datensätze

Feldzuordnung planen

HubSpot verwendet eigene Namen für Eigenschaften, die nicht immer genau den Feldnamen von Laureo entsprechen. Legen Sie vor dem Export ein Dokument zur Feldzuordnung an:

Für benutzerdefinierte Eigenschaften legen Sie vor dem Import passende benutzerdefinierte Felder in Laureo an. Notieren Sie, welche HubSpot-Eigenschaften Standardfeldern entsprechen und welche ein benutzerdefiniertes Feld brauchen.

Schritt 1: Daten aus HubSpot exportieren

Jeder CSV-Export von HubSpot umfasst einen einzigen Objekttyp, Sie exportieren Kontakte, Unternehmen und Deals also getrennt. Die Schritte folgen dem Hilfeartikel von HubSpot, Export your records, abgerufen am 31. Oktober 2026.

Kontakte exportieren

1. Gehen Sie in HubSpot zu CRM > Contacts
2. Öffnen Sie All contacts (oder eine gespeicherte Ansicht, wenn Sie nur einen Teil möchten)
3. Klicken Sie auf Export und wählen Sie das CSV-Format
4. Wählen Sie die Eigenschaften, die enthalten sein sollen. Mindestens: Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Unternehmensname, Lifecycle Stage (Lebenszyklusphase), Contact Owner (verantwortliche Person) und alle benutzerdefinierten Eigenschaften, die Sie nutzen
5. Klicken Sie auf Export und warten Sie auf den Download-Link per E-Mail

Unternehmen exportieren

1. Gehen Sie in HubSpot zu CRM > Companies (Unternehmen)
2. Klicken Sie auf Export und wählen Sie CSV
3. Nehmen Sie auf: Unternehmensname, Domain, Branche, Telefon, Adresse, Stadt, Bundesland, Land und alle benutzerdefinierten Eigenschaften
4. Laden Sie die Datei herunter

Deals exportieren

1. Gehen Sie in HubSpot zu CRM > Deals
2. Klicken Sie auf Export und wählen Sie CSV
3. Nehmen Sie auf: Dealname, Dealphase, Pipeline, Betrag, Abschlussdatum, verantwortliche Person des Deals sowie den verknüpften Kontakt und das verknüpfte Unternehmen
4. Laden Sie die Datei herunter

Behalten Sie beim Export der Deals die Spalten für den verknüpften Kontakt und das verknüpfte Unternehmen: Über sie landet jeder Deal nach dem Import beim richtigen Datensatz.

Notizen und Aktivitäten exportieren

Die Datensatz-Exporte von HubSpot enthalten keine Aktivitäten wie Anrufe und Notizen. Dafür nennt derselbe HubSpot-Artikel drei Wege: die Daten eines einzelnen Kontakts exportieren, bestimmte Aktivitätsberichte exportieren oder die Engagements-API nutzen. Ihre Optionen:

• HubSpot-API: Mit technischem Wissen holen Sie über die Engagements-API Notizen, Anrufe, Meetings und E-Mails in großen Mengen
• Aktivitätsberichte: Exportieren Sie die Aktivitätsberichte, die HubSpot für die benötigten Aktivitätstypen anbietet
• Manuell nach Priorität: Kopieren Sie bei Schlüsselkunden die wichtigsten Notizen von Hand. Für den Rest beginnen Sie in Laureo neu.

Bei den meisten Migrationen kleiner Unternehmen decken Kontakte, Unternehmen und Deals ab, was das Team täglich nutzt. Der Aktivitätsverlauf ist ein Extra, aber nicht unverzichtbar.

Schritt 2: Daten bereinigen

Das ist der wichtigste Schritt der ganzen Migration. Saubere Daten im neuen CRM sind die Grundlage für genaue Berichte und verlässliche Automatisierung. Unsaubere Daten rächen sich noch monatelang.

Dubletten entfernen

Die Zusammenführung von HubSpot hat womöglich nicht alles erfasst. Öffnen Sie Ihre CSV-Dateien und suchen Sie nach:

• Kontakten mit derselben E-Mail-Adresse
• Unternehmen mit demselben Namen in leicht abweichender Schreibweise („Acme Inc“, „Acme, Inc.“ und „ACME“)
• Deals mit demselben Kontakt und Unternehmen, die dieselbe Verkaufschance darstellen

Die meisten Tabellenprogramme helfen beim Finden von Dubletten. Sortieren Sie Kontakte nach E-Mail-Adresse und Unternehmen nach Namen.

Formate vereinheitlichen

• Telefonnummern: Wählen Sie ein Format und wenden Sie es durchgängig an. Entfernen Sie Ländervorwahlen, wenn alle Kontakte im Inland sind, oder ergänzen Sie sie bei internationalen Kontakten.
• Adressen: Einheitliche Abkürzungen (Str. oder Straße). Bundesländer ausgeschrieben oder abgekürzt, nicht gemischt.
• Unternehmensnamen: Entfernen Sie abweichende Satzzeichen am Ende. „Acme Corp.“ und „Acme Corp“ sollten gleich sein.
• Namen: Korrigieren Sie offensichtliche Fehler bei Groß- und Kleinschreibung. Aus „john smith“ wird „John Smith“.

Tote Datensätze entfernen

Hat ein Kontakt keine E-Mail-Adresse, keine Telefonnummer und in den letzten zwei Jahren keine Aktivität, lohnt sich die Migration wahrscheinlich nicht. Räumen Sie jetzt auf, damit Ihr neues CRM sauber startet.

E-Mail-Adressen prüfen

Ungültige E-Mail-Adressen verschwenden Speicher und schaden Ihrer Zustellbarkeit, wenn Sie Kampagnen versenden. Prüfen Sie Ihre Kontaktliste mit einem Dienst zur E-Mail-Validierung, der unzustellbare und Wegwerf-Adressen markiert. Entfernen oder isolieren Sie diese vor dem Import.

Schritt 3: Laureo für den Import vorbereiten

Bevor Sie Daten importieren, richten Sie die Struktur ein, in der sie landen.

Benutzerdefinierte Felder anlegen

Gehen Sie Ihr Dokument zur Feldzuordnung durch. Für jede HubSpot-Eigenschaft ohne passendes Standardfeld in Laureo legen Sie ein benutzerdefiniertes Feld an:

1. Gehen Sie in Laureo zu Admin > Custom Fields (benutzerdefinierte Felder; Rolle Manager oder Admin erforderlich)
2. Legen Sie für jede benutzerdefinierte Eigenschaft, die Sie importieren möchten, ein Feld an. Jeder Tarif begrenzt die benutzerdefinierten Felder pro Datensatztyp, von Pro über Business bis Ultra steigend (die Preisseite nennt sie „Benutzerdefinierte Felder pro Objekt“). Jenseits der Grenze lehnt Laureo neue Felder ab. Hat ein HubSpot-Objekt mehr benutzerdefinierte Eigenschaften, als Ihr Tarif erlaubt, legen Sie Felder nur für die an, die Ihr Team noch nutzt
3. Notieren Sie die genauen Feldnamen, denn Sie brauchen sie bei der Spaltenzuordnung

Pipeline einrichten

Legen Sie in Laureo Pipeline-Phasen an, die Ihrem Vertriebsprozess entsprechen. Sie können die Phasen aus HubSpot genau nachbilden oder die Gelegenheit zum Vereinfachen nutzen.

Hatte HubSpot 10 Phasen und wurden drei davon selten genutzt, streichen Sie diese drei. Beginnen Sie mit den Phasen, die Ihr Team wirklich nutzt.

Tags anlegen

Wenn Sie Lebenszyklusphasen oder Listen von HubSpot zur Segmentierung genutzt haben, legen Sie entsprechende Tags in Laureo an. Zum Beispiel:

• „Marketing Qualified Lead“ (vom Marketing qualifizierter Lead) aus HubSpot wird zum Tag „MQL“
• Die Lebenszyklusphase „Customer“ (Kunde) aus HubSpot wird zum Tag „Customer“
• Die HubSpot-Liste „Trade Show Leads 2025“ (Messe-Leads 2025) wird zum Tag „Trade Show 2025“

Schritt 4: Daten importieren

Importieren Sie in dieser Reihenfolge: zuerst Unternehmen, dann Personen, dann Deals. So existiert das Unternehmen schon in Laureo, wenn eine Person darauf verweist. Laureo führt Kontakte unter „People“ (Personen) und Deals unter „Deals“. Ordnen Sie Ihre HubSpot-Exporte also diesen Bereichen zu.

Unternehmen importieren

1. Gehen Sie in Laureo zu Admin > Import (oder klicken Sie in der Symbolleiste einer beliebigen Liste auf Import)
2. Laden Sie die CSV-Datei Ihrer Unternehmen hoch
3. Ordnen Sie jede CSV-Spalte dem passenden Laureo-Feld zu
4. Prüfen Sie in der Vorschau, ob die Daten stimmen
5. Starten Sie den Import
6. Prüfen Sie Stichproben der importierten Datensätze auf eine korrekte Feldzuordnung

Kontakte importieren

1. Laden Sie die CSV-Datei Ihrer Kontakte hoch
2. Ordnen Sie die Spalten den Laureo-Feldern zu. Die Spalte mit dem Unternehmensnamen wird mit vorhandenen Unternehmen abgeglichen und verknüpft jede Person automatisch mit ihrem Unternehmen (darum kommen die Unternehmen zuerst).
3. Ordnen Sie benutzerdefinierte Eigenschaften den zuvor angelegten benutzerdefinierten Feldern zu
4. Prüfen Sie die Vorschau
5. Starten Sie den Import
6. Prüfen Sie 10 bis 20 Datensätze stichprobenartig: Stimmen Namen, E-Mails, Telefonnummern und Verknüpfungen zum Unternehmen?

Deals importieren

1. Laden Sie die CSV-Datei Ihrer Deals hoch
2. Ordnen Sie die Spalten zu: Dealname, Wert, Phase, erwartetes Abschlussdatum und verantwortliche Person
3. Ordnen Sie die Spalten für verknüpften Kontakt und verknüpftes Unternehmen zu, damit die Deals richtig verknüpft sind
4. Prüfen und importieren Sie
5. Prüfen Sie im Pipeline-Board, ob die Deals in den richtigen Phasen und mit korrekten Werten erscheinen

Schritt 5: Prüfen und aufräumen

Nehmen Sie sich nach dem Import Zeit, die Daten zu prüfen:

Datensatzzahlen vergleichen

Vergleichen Sie die Zahl der Datensätze in HubSpot und in Laureo. Wenn Sie 2.500 Kontakte exportiert und nur 2.350 importiert haben, gehen Sie der Abweichung nach. Häufige Ursachen:

• Fehlende Pflichtfelder (etwa die E-Mail), die Laureo verlangt
• Dublettenerkennung, die beim Import Datensätze zusammengeführt hat
• Formatierungsfehler in einzelnen Zeilen

Verknüpfungen prüfen

Öffnen Sie mehrere Kontakte und bestätigen Sie:

• Der Kontakt ist mit dem richtigen Unternehmen verknüpft
• Seine Deals erscheinen in seinem Datensatz
• Die benutzerdefinierten Felder enthalten die erwarteten Daten
• Die Tags wurden korrekt gesetzt

Pipeline testen

Öffnen Sie das Pipeline-Board und prüfen Sie:

• Alle Phasen sind vorhanden
• Die Deals stehen in den richtigen Phasen
• Dealwerte und Abschlussdaten stimmen
• Die verantwortlichen Personen der Deals sind korrekt zugewiesen

Verantwortung zuweisen

Entsprechen die Contact Owner aus HubSpot nicht genau den Laureo-Nutzern, müssen Sie manche Datensätze womöglich neu zuweisen. Ändern Sie die verantwortliche Person der betroffenen Kontakte per Sammelzuweisung.

Typische Fehler bei der Migration

Daten vor dem Import nicht bereinigen

Das ist der häufigste Fehler. Jede uneinheitliche Formatierung, jede Dublette und jeder tote Datensatz, den Sie importieren, macht später Arbeit. Dreißig Minuten Bereinigung vor dem Import sparen Stunden danach.

Alles migrieren wollen

Sie müssen nicht jeden E-Mail-Verlauf, jede erledigte Aufgabe und jede Kampagneninteraktion aus HubSpot mitnehmen. Konzentrieren Sie sich auf die Daten, die Ihr Team aktiv nutzt: Kontakte, Unternehmen, aktive Deals und wichtige Notizen.

Benutzerdefinierte Felder nicht zuordnen

Wenn Sie vor dem Import keine benutzerdefinierten Felder anlegen, haben diese Daten kein Ziel. Die Daten gehen dann verloren oder landen an der falschen Stelle.

Nicht mit einem kleinen Importdurchgang testen

Testen Sie vor dem Import der ganzen Datenbank mit 50 bis 100 Datensätzen. Prüfen Sie die Zuordnung, suchen Sie nach Fehlern und passen Sie alles an, bevor Sie den vollständigen Import starten.

Zu früh live gehen

Geben Sie Ihrem Team nach dem Import ein bis zwei Tage, um die Daten zu erkunden, bevor Laureo Ihr Hauptsystem wird. So finden und beheben Sie Probleme, bevor sie die tägliche Arbeit stören.

Nach der Migration

Sobald Ihre Daten in Laureo sind und geprüft wurden:

1. Richten Sie die E-Mail-Integration ein, damit neue Gespräche automatisch protokolliert werden
2. Bauen Sie Ihre erste Automatisierung für die Zuweisung von Leads, in Business oder Ultra dazu eine mehrstufige Follow-up-Sequenz
3. Legen Sie einige gespeicherte Ansichten für häufige Filter an (meine Deals, heiße Leads, ruhende Pipeline)
4. Führen Sie Ihr Team in einer 30-minütigen Schulung durch die Grundlagen
5. Schalten Sie HubSpot erst ab, wenn Sie geprüft haben, dass alles in Laureo funktioniert

Eine Migration ist ein einmaliger Aufwand, der sich über Jahre auszahlt. Nehmen Sie sich die Zeit, es richtig zu machen, dann starten Sie in Laureo mit sauberen, geordneten Daten, denen Ihr Team vertrauen kann.