Comment exporter les contacts de HubSpot, ainsi que les entreprises et les affaires

Pour exporter les contacts de HubSpot, allez dans CRM > Contacts, ouvrez All contacts (tous les contacts) ou une vue enregistrée, cliquez sur Export (exporter), choisissez CSV et les propriétés à inclure : HubSpot vous envoie alors un lien de téléchargement par e-mail. Les entreprises et les affaires s’exportent de la même façon depuis leurs propres pages, chacune dans un fichier CSV distinct.

Ce guide détaille chaque étape de l’export HubSpot, la façon d’exporter de HubSpot les données que l’export standard laisse de côté (les notes et les activités) et ce qu’il faut vérifier avant d’importer dans Laureo, pour transférer des années de données clients sans perdre d’information.

Avant de commencer

Faites l’inventaire

Avant d’exporter quoi que ce soit, faites le point sur ce que vous avez dans HubSpot et sur ce dont vous avez réellement besoin dans Laureo. Tout n’a pas besoin d’être migré.

Ce qui mérite généralement d’être migré :

• Les contacts (personnes) et leurs propriétés
• Les entreprises et leurs propriétés
• Les affaires, avec leurs étapes de pipeline et leurs valeurs
• Les notes et l’historique des activités (si l’export le permet)
• Les étiquettes ou les listes utilisées pour la segmentation

Ce qui ne mérite souvent pas d’être migré :

• L’historique des campagnes e-mail (vous créerez de nouvelles campagnes dans Laureo)
• Les configurations de workflows (vous les recréerez avec l’éditeur de workflows de Laureo)
• Les envois de formulaires déjà convertis en contacts
• Les fiches en double ou obsolètes

Préparez la correspondance des champs

HubSpot utilise des noms de propriétés précis qui ne correspondent pas toujours exactement aux noms de champs de Laureo. Avant d’exporter, créez un document de correspondance :

Pour les propriétés personnalisées, vous créerez des champs personnalisés équivalents dans Laureo avant l’import. Notez quelles propriétés HubSpot correspondent à des champs standard et lesquelles exigent des champs personnalisés.

Étape 1 : comment exporter les données de HubSpot

Chaque export CSV de HubSpot couvre un seul type d’objet : vous exportez donc les contacts, les entreprises et les affaires séparément. Les étapes ci-dessous suivent l’article d’aide de HubSpot lui-même, Export your records, consulté le 31 octobre 2026.

Exporter les contacts

1. Dans HubSpot, allez dans CRM > Contacts
2. Ouvrez All contacts (ou une vue enregistrée si vous voulez un sous-ensemble)
3. Cliquez sur Export et choisissez CSV format
4. Sélectionnez les propriétés à inclure. Au minimum : le prénom, le nom, l’e-mail, le téléphone, le nom de l’entreprise, l’étape du cycle de vie (Lifecycle Stage), le propriétaire du contact (Contact Owner) et toutes les propriétés personnalisées que vous utilisez
5. Cliquez sur Export et attendez le lien de téléchargement par e-mail

Exporter les entreprises

1. Dans HubSpot, allez dans CRM > Companies (Entreprises dans HubSpot en français)
2. Cliquez sur Export et choisissez CSV
3. Incluez : le nom de l’entreprise, le domaine, le secteur, le téléphone, l’adresse, la ville, l’État ou la région, le pays et toutes les propriétés personnalisées
4. Téléchargez le fichier

Exporter les affaires

1. Dans HubSpot, allez dans CRM > Deals (Transactions dans HubSpot en français)
2. Cliquez sur Export et choisissez CSV
3. Incluez : le nom de l’affaire, l’étape de l’affaire, le pipeline, le montant, la date de clôture, le propriétaire de l’affaire, le contact associé et l’entreprise associée
4. Téléchargez le fichier

Quand vous exportez les affaires de HubSpot, conservez les colonnes du contact associé et de l’entreprise associée : ce sont elles qui relient chaque affaire aux bonnes fiches après l’import.

Exporter les notes et les activités

Les exports de fiches de HubSpot n’incluent pas les activités comme les appels et les notes. Pour celles-ci, le même article de HubSpot indique trois voies : exporter les données d’un contact individuel, exporter certains rapports d’activité ou utiliser l’API des engagements (engagements API). Vos solutions :

• L’API HubSpot : si vous avez des compétences techniques, l’API des engagements vous permet d’extraire en masse les notes, les appels, les réunions et les e-mails
• Les rapports d’activité : exportez les rapports d’activité que HubSpot propose pour les types d’activités dont vous avez besoin
• La priorité manuelle : pour les comptes stratégiques, copiez à la main les notes les plus importantes. Pour les autres, repartez de zéro dans Laureo.

Pour la plupart des migrations de petites entreprises, exporter les contacts, les entreprises et les affaires couvre ce que l’équipe utilise au quotidien. L’historique des activités est un plus, pas une nécessité.

Étape 2 : nettoyez vos données

C’est l’étape la plus importante de toute la migration. Des données propres dans votre nouveau CRM posent les bases de rapports exacts et d’automatisations fiables. Des données sales vous poursuivront pendant des mois.

Supprimez les doublons

La fonction de fusion de HubSpot n’a peut-être pas tout repéré. Ouvrez vos fichiers CSV et cherchez :

• les contacts qui ont la même adresse e-mail
• les entreprises qui portent le même nom avec une mise en forme légèrement différente (« Acme Inc », « Acme, Inc. » ou « ACME »)
• les affaires associées au même contact et à la même entreprise qui représentent la même opportunité

La plupart des tableurs peuvent vous aider à repérer les doublons. Triez les contacts par adresse e-mail et les entreprises par nom.

Harmonisez les formats

• Numéros de téléphone : choisissez un format et appliquez-le partout. Supprimez les indicatifs pays si tous vos contacts sont dans votre pays, ou ajoutez-les s’ils sont à l’international.
• Adresses : des abréviations cohérentes (« St » ou « Street », « Ave » ou « Avenue »). Les noms d’États en toutes lettres ou abrégés, mais pas un mélange des deux.
• Noms d’entreprises : supprimez les différences de ponctuation finale. « Acme Corp. » et « Acme Corp » doivent être identiques.
• Noms : corrigez les problèmes évidents de majuscules. « john smith » doit devenir « John Smith ».

Supprimez les fiches mortes

Si un contact n’a ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone, ni activité au cours des deux dernières années, il ne vaut probablement pas la peine d’être migré. Faites le tri maintenant pour que votre nouveau CRM démarre sur une base propre.

Validez les adresses e-mail

Les adresses e-mail invalides occupent de l’espace de stockage pour rien et nuisent à votre délivrabilité si vous envoyez des campagnes. Passez votre liste de contacts dans un service de validation d’e-mails pour signaler les adresses en échec ou jetables. Supprimez-les ou mettez-les de côté avant l’import.

Étape 3 : préparez Laureo pour l’import

Avant d’importer vos données, mettez en place la structure qui va les accueillir.

Créez les champs personnalisés

Reprenez votre document de correspondance des champs. Pour toute propriété HubSpot qui ne correspond à aucun champ standard de Laureo, créez un champ personnalisé :

1. Dans Laureo, allez dans Admin > Custom Fields (champs personnalisés ; rôle Manager ou Admin requis)
2. Créez un champ pour chaque propriété personnalisée que vous voulez importer. Chaque forfait plafonne le nombre de champs personnalisés par type de fiche. Ce plafond augmente de Pro à Business puis à Ultra (la page des tarifs le présente sous la ligne « champs personnalisés par objet »). Laureo refuse un nouveau champ au-delà du plafond : si vous avez dans HubSpot, sur un même objet, plus de propriétés personnalisées que votre forfait n’en autorise, créez des champs pour celles que votre équipe utilise encore
3. Notez les noms exacts des champs, car vous en aurez besoin pour faire correspondre les colonnes

Configurez votre pipeline

Créez dans Laureo des étapes de pipeline qui correspondent à votre processus de vente. Vous pouvez reproduire exactement les étapes de votre pipeline HubSpot ou en profiter pour simplifier.

Si HubSpot comptait 10 étapes et que trois d’entre elles étaient rarement utilisées, supprimez-les. Commencez par les étapes que votre équipe utilise réellement.

Créez les étiquettes

Si vous utilisiez les étapes du cycle de vie ou les listes de HubSpot pour la segmentation, créez des étiquettes équivalentes dans Laureo. Par exemple :

• L’étape HubSpot « Marketing Qualified Lead » (prospect qualifié par le marketing) devient une étiquette « MQL »
• L’étape du cycle de vie HubSpot « Customer » (client) devient une étiquette « Customer »
• La liste HubSpot « Trade Show Leads 2025 » (prospects du salon 2025) devient une étiquette « Trade Show 2025 »

Étape 4 : importez vos données

Importez dans cet ordre : d’abord les entreprises, puis les personnes, puis les affaires. Ainsi, quand une personne fait référence à une entreprise, la fiche de cette entreprise existe déjà dans Laureo. (Laureo présente les contacts sous « People » (personnes) et les affaires sous « Deals » : faites correspondre vos exports HubSpot à ces entités.)

Importer les entreprises

1. Dans Laureo, allez dans Admin > Import (ou cliquez sur Import dans la barre d’outils de chaque liste d’entités)
2. Chargez votre fichier CSV d’entreprises
3. Faites correspondre chaque colonne du CSV au champ Laureo équivalent
4. Vérifiez l’aperçu pour confirmer que les données sont correctes
5. Lancez l’import
6. Vérifiez un échantillon de fiches importées pour contrôler l’exactitude de la correspondance des champs

Importer les contacts

1. Chargez votre fichier CSV de contacts
2. Faites correspondre les colonnes aux champs Laureo. La colonne company name (nom de l’entreprise) est rapprochée des fiches d’entreprise existantes, ce qui rattache automatiquement chaque personne à son entreprise (c’est pour cela que les entreprises sont importées en premier).
3. Faites correspondre les propriétés personnalisées aux champs personnalisés créés plus tôt
4. Vérifiez l’aperçu
5. Lancez l’import
6. Contrôlez 10 à 20 fiches pour vérifier que les noms, les e-mails, les numéros de téléphone et les rattachements aux entreprises sont corrects

Importer les affaires

1. Chargez votre fichier CSV d’affaires
2. Faites correspondre les colonnes : nom de l’affaire, valeur, étape, date de clôture prévue et responsable
3. Faites correspondre les colonnes du contact et de l’entreprise associés pour que les affaires soient correctement reliées
4. Vérifiez, puis importez
5. Ouvrez le tableau de votre pipeline pour vérifier que les affaires apparaissent aux bonnes étapes, avec les bonnes valeurs

Étape 5 : vérifiez et finalisez

Après l’import, prenez le temps de valider les données :

Vérifiez le nombre de fiches

Comparez le nombre de fiches dans HubSpot et dans Laureo. Si vous avez exporté 2 500 contacts et que seuls 2 350 ont été importés, cherchez la cause de l’écart. Causes fréquentes :

• des champs obligatoires manquants (comme l’e-mail) que Laureo exige
• une détection des doublons qui a fusionné des fiches pendant l’import
• des problèmes de mise en forme sur certaines lignes

Vérifiez les relations

Ouvrez plusieurs fiches de contacts et confirmez que :

• le contact est rattaché à la bonne entreprise
• ses affaires apparaissent sur sa fiche
• les champs personnalisés contiennent les données attendues
• les étiquettes ont été correctement appliquées

Testez votre pipeline

Ouvrez le tableau du pipeline et vérifiez que :

• toutes les étapes sont présentes
• les affaires sont aux bonnes étapes
• les valeurs des affaires et les dates de clôture sont exactes
• les responsables des affaires sont correctement attribués

Attribuez les responsables

Si les propriétaires de contacts de HubSpot ne correspondent pas parfaitement aux utilisateurs de Laureo, vous devrez peut-être réattribuer certaines fiches. Utilisez l’attribution en masse pour mettre à jour le responsable des contacts concernés.

Les pièges courants de la migration

Ne pas nettoyer les données avant l’import

C’est l’erreur numéro un. Chaque incohérence de mise en forme, chaque doublon et chaque fiche morte que vous importez crée du travail plus tard. Trente minutes de nettoyage avant l’import font gagner des heures de nettoyage après.

Vouloir tout migrer

Vous n’avez pas besoin de rapatrier de HubSpot chaque fil d’e-mails, chaque tâche terminée et chaque interaction de campagne. Concentrez-vous sur les données que votre équipe utilise activement : les contacts, les entreprises, les affaires en cours et les notes importantes.

Oublier la correspondance des champs personnalisés

Si vous ne créez pas les champs personnalisés avant l’import, ces données n’ont nulle part où aller. Elles sont soit perdues, soit placées au mauvais endroit.

Ne pas tester sur un petit lot

Avant d’importer toute votre base, faites un test avec 50 à 100 fiches. Vérifiez la correspondance, contrôlez les erreurs et ajustez avant de lancer l’import complet.

Basculer trop tôt

Après l’import, laissez à votre équipe un jour ou deux pour explorer les données dans Laureo avant d’en faire le système principal. Ce délai vous permet de repérer et de corriger les problèmes avant qu’ils n’affectent le travail quotidien.

Après la migration

Une fois vos données dans Laureo et vérifiées :

1. Configurez l’intégration de votre messagerie pour que les nouvelles conversations soient consignées automatiquement
2. Créez votre première automatisation pour gérer l’attribution des prospects et, sur Business ou Ultra, une séquence de relance en plusieurs étapes
3. Créez quelques vues enregistrées pour les filtres courants (mes affaires, prospects chauds, pipeline inactif)
4. Présentez les bases à votre équipe lors d’une formation de 30 minutes
5. Désactivez HubSpot seulement après avoir confirmé que tout fonctionne dans Laureo

La migration est un effort ponctuel qui porte ses fruits pendant des années. Prenez le temps de bien la faire, et vous démarrerez avec Laureo sur des données propres et organisées, auxquelles votre équipe peut se fier.