Comment exporter les données de Salesforce et les transférer vers un nouveau CRM (pas à pas)

Pour exporter les données de Salesforce, utilisez Data Export Service (Setup, puis Data Export) pour un export CSV complet de tous les objets, ou Data Loader quand vous avez besoin de champs précis, de filtres ou d’un ordre défini. Exportez d’abord les comptes (Accounts), puis les contacts (Contacts), les opportunités (Opportunities) et les activités (Activities), chacun avec son identifiant de fiche Salesforce (Salesforce Record ID), pour que les liens entre les fiches survivent à l’import dans votre nouveau CRM.

Quitter Salesforce semble intimidant parce que Salesforce est complexe, et vos données le sont probablement aussi. Les objets personnalisés, les champs de formule, les workflows et des années d’historique d’activités donnent l’impression qu’un changement est risqué. Découpé en étapes, c’est gérable. Ce guide passe en revue chaque solution d’export de données Salesforce, puis la façon de nettoyer vos données, de faire correspondre les champs, de tester avant la mise en service et d’éviter les pièges courants.

Avant de commencer : faites l’inventaire

La première étape consiste à comprendre ce que vous avez dans Salesforce et ce dont vous avez réellement besoin dans votre nouveau CRM.

Ce qui est généralement migré

Les objets standard :

• Contacts : noms, e-mails, numéros de téléphone, fonctions, adresses
• Accounts (comptes) : noms d’entreprise, secteur, taille, adresses, domaines
• Opportunities (opportunités) : noms des affaires, étapes, valeurs, dates de clôture, contacts associés
• Leads (prospects) : prospects non convertis, avec leur source, leur statut et leurs coordonnées
• Tasks et Events (tâches et événements) : l’historique des activités lié aux contacts et aux comptes

Les données personnalisées :

• Champs personnalisés : tous les champs que vous avez ajoutés aux objets standard
• Objets personnalisés : tous les objets entièrement nouveaux que vous avez créés (par exemple des projets, des abonnements, des installations)
• Notes : les notes texte rattachées aux fiches
• Pièces jointes et fichiers : les documents chargés sur les fiches

Ce qui n’est généralement pas migré

La configuration, pas les données :

• Les règles de workflow et les automatisations Process Builder (vous les recréerez)
• Les règles de validation
• Les champs de formule (les valeurs des champs peuvent être exportées, mais les formules elles-mêmes ne sont pas transférées)
• Les mises en page et les types de fiches (record types)
• Le code Apex et les déclencheurs (triggers)
• Les rapports et les tableaux de bord (vous les recréerez)
• Les modèles d’e-mails (vous les recréerez)

Les fonctions propres à la plateforme :

• Les conversations Chatter
• Les modèles et les prédictions d’IA Einstein
• Les intégrations propres à Salesforce (elles se connectent à Salesforce, pas à vos données)

Soyez réaliste sur ce qui doit être transféré. Si vous avez 50 champs personnalisés sur l’objet Contact mais n’en utilisez régulièrement que 15, migrez ces 15. C’est l’occasion de résorber votre dette technique.

Étape 1 : exportez les données de Salesforce

Salesforce propose plusieurs méthodes d’export selon votre volume de données et votre aisance technique.

Solution A : Data Export Service de Salesforce (simple)

Idéal pour des exports simples d’objets standard.

1. Dans Salesforce, allez dans Setup (configuration)
2. Recherchez Data Export dans la zone Quick Find (recherche rapide)
3. Sélectionnez Export Now (exporter maintenant) ou Schedule Export (planifier l’export)
4. Choisissez les objets à inclure
5. Salesforce génère des fichiers CSV et vous envoie un lien de téléchargement par e-mail (cela peut prendre des heures pour les bases volumineuses)

Limite : Data Export Service fournit un export en masse de toutes les fiches. Vous ne pouvez ni filtrer ni personnaliser le format de l’export. Les fichiers CSV peuvent être très volumineux.

Solution B : Data Loader (recommandée)

Idéal pour des exports maîtrisés, avec des filtres et des champs précis.

1. Téléchargez et installez Salesforce Data Loader (gratuit, fourni par Salesforce)
2. Connectez-vous avec vos identifiants Salesforce
3. Sélectionnez Export (ou Export All pour inclure les fiches archivées et supprimées)
4. Choisissez l’objet (Contacts, Accounts, Opportunities, etc.)
5. Sélectionnez les champs précis à exporter
6. Ajoutez des filtres si nécessaire (par exemple, uniquement les comptes actifs, uniquement les opportunités clôturées au cours des 2 dernières années)
7. Choisissez le fichier CSV de destination
8. Lancez l’export

Avantages : vous contrôlez exactement quels champs et quelles fiches sont exportés. Vous pouvez lancer plusieurs exports avec des filtres différents pour différents objets.

Solution C : exporter des rapports Salesforce

Pour des jeux de données plus petits ou des sous-ensembles précis, vous pouvez exécuter un rapport Salesforce et l’exporter en CSV.

1. Créez ou ouvrez un rapport qui inclut les fiches voulues
2. Ajoutez tous les champs nécessaires en colonnes du rapport
3. Exécutez le rapport
4. Cliquez sur Export et choisissez le format CSV

Limite : la vue des rapports Salesforce plafonne l’affichage à 2 000 lignes. Un export CSV ou XLS « Details Only » (détails uniquement) contourne ce plafond d’affichage et récupère l’ensemble des données, et un export mis en forme peut atteindre environ 100 000 lignes, mais les rapports restent peu pratiques pour les très grandes bases, car chaque rapport ne couvre que les fiches et les colonnes que vous y avez intégrées. Utilisez plutôt Data Loader quand vous avez beaucoup de données à transférer.

Ce qu’il faut exporter, et dans quel ordre

Exportez dans cet ordre pour préserver les relations :

1. Accounts (les entreprises) d’abord, parce que les contacts et les opportunités y font référence
2. Contacts ensuite, avec le champ Account Name ou Account ID inclus, pour pouvoir les rattacher aux entreprises dans le nouveau CRM
3. Opportunities en troisième, avec les références aux comptes et aux contacts
4. Tasks et Events (les activités) en quatrième, avec les références aux contacts, aux comptes et aux opportunités
5. Les objets personnalisés en dernier, avec les références aux objets standard associés

Pour chaque export, incluez la colonne Salesforce Record ID. Cet identifiant unique vous permet de reconstituer les relations entre les objets pendant l’import.

Étape 2 : nettoyez vos données

C’est l’étape la plus importante, et celle que la plupart des gens bâclent. Des données sales dans votre ancien CRM deviennent des données sales dans votre nouveau CRM. La migration est le meilleur moment pour faire le ménage.

Supprimez les doublons

Les bases Salesforce accumulent les doublons au fil des années d’utilisation. Avant d’importer dans un nouveau CRM :

1. Triez votre export de contacts par adresse e-mail et repérez les doublons
2. Triez votre export de comptes par nom d’entreprise et repérez les doublons (attention aux variantes comme « Acme Inc », « Acme, Inc. » ou « ACME »)
3. Décidez quelle fiche conserver pour chaque groupe de doublons (généralement celle dont les données sont les plus complètes et l’activité la plus récente)
4. Supprimez les doublons de vos fichiers d’export

Supprimez les données mortes

Passez chaque export en revue et retirez :

• les contacts sans adresse e-mail ni numéro de téléphone (sauf s’ils ont un historique d’activités important)
• les contacts dont les e-mails ont fait l’objet d’un rejet définitif (hard bounce)
• les comptes sans contact associé ni opportunité
• les opportunités « Closed Lost » (perdues) depuis plus de 2 ans (sauf si vous en avez besoin pour les rapports historiques)
• les fiches de test, les données d’exemple et les vestiges de sandbox

Harmonisez la mise en forme

Corrigez les incohérences accumulées au fil du temps :

• Numéros de téléphone : choisissez un format (par exemple, +1-555-123-4567) et appliquez-le à toutes les fiches
• Adresses : harmonisez les abréviations d’États (« CA » ou « California »), supprimez les espaces superflus
• Noms d’entreprises : choisissez un format (« Acme Corporation », et non « Acme Corp » ou « acme corporation »)
• Fonctions : harmonisez les variantes courantes (« Dir. commercial », « Directeur commercial » ou « Directeur, ventes »)
• Noms de pays : utilisez une forme cohérente (« États-Unis » ou « US », mais pas les deux)

Passez en revue les champs personnalisés

Pour chaque champ personnalisé, demandez-vous : allons-nous vraiment l’utiliser dans le nouveau CRM ? Si un champ personnalisé est renseigné dans moins de 10 % des fiches et n’est nécessaire ni pour les rapports ni pour les workflows, envisagez de l’abandonner. Vous pourrez toujours le rajouter plus tard.

Étape 3 : faites correspondre les champs avec votre nouveau CRM

Créez un document de correspondance qui précise à quel champ de la structure du nouveau CRM correspond chaque champ Salesforce.

Les champs standard

La plupart des champs standard ont un équivalent direct :

Les champs personnalisés

Pour chaque champ personnalisé Salesforce que vous voulez migrer, déterminez :

1. Le nouveau CRM a-t-il un champ standard équivalent ? (Utilisez-le plutôt que de créer un champ personnalisé.)
2. Faut-il créer un champ personnalisé dans le nouveau CRM ? (Faites-le avant l’import.)
3. Le type de champ correspond-il ? (Une liste de sélection Salesforce peut correspondre à une liste déroulante, à un champ texte ou à une étiquette dans le nouveau CRM.)

La correspondance des étapes du pipeline

Les étapes d’opportunité de Salesforce ne correspondront pas exactement aux étapes par défaut du nouveau CRM. Créez une correspondance des étapes :

Si vous avez des étapes personnalisées dans Salesforce, créez les étapes équivalentes dans votre nouveau CRM avant l’import.

Étape 4 : testez sur un petit lot

N’importez jamais toute votre base du premier coup. Testez d’abord sur un petit échantillon représentatif.

Comment tester

1. Prenez 50 à 100 fiches de chaque objet (contacts, entreprises, opportunités)
2. Choisissez des fiches qui représentent toute la diversité de vos données : certaines avec des champs personnalisés renseignés, d’autres avec un historique d’activités, d’autres avec des pièces jointes, d’autres liées à des opportunités
3. Importez le lot de test dans le nouveau CRM
4. Vérifiez que chaque champ a été correctement mis en correspondance
5. Vérifiez que les relations fonctionnent (contacts rattachés aux bonnes entreprises, opportunités reliées aux bons contacts)
6. Repérez les problèmes de mise en forme (dates au mauvais format, numéros de téléphone tronqués, caractères spéciaux corrompus)
7. Corrigez les problèmes de correspondance dans votre document de correspondance des champs
8. Supprimez les fiches de test
9. Réimportez avec la correspondance corrigée
10. Vérifiez de nouveau

Ce cycle test, correction, nouveau test demande généralement 2 à 3 itérations avant que la correspondance soit propre.

Étape 5 : lancez l’import complet

Une fois que votre lot de test s’importe proprement, lancez l’import complet.

L’ordre d’import

Importez dans le même ordre que l’export :

1. Les entreprises (Accounts) d’abord
2. Les contacts ensuite, rattachés aux entreprises par le nom de l’entreprise ou un identifiant externe
3. Les opportunités en troisième, rattachées aux entreprises et aux contacts
4. Les activités en quatrième, rattachées aux contacts, aux entreprises et aux opportunités
5. Les objets personnalisés en dernier

Les vérifications après l’import

Après l’import de chaque objet, vérifiez que :

• le nombre de fiches correspond à votre export nettoyé (moins les exclusions volontaires)
• un échantillon aléatoire de 20 à 30 fiches présente des valeurs de champs correctes
• les relations sont intactes (les contacts appartiennent aux bonnes entreprises)
• les champs personnalisés sont correctement renseignés
• les étapes du pipeline des opportunités sont correctement mises en correspondance

Les pièges courants et comment les éviter

Les champs de formule s’exportent en valeurs, pas en formules

Si vous avez des champs de formule dans Salesforce (par exemple, un champ qui calcule « Days Since Last Activity », le nombre de jours depuis la dernière activité), l’export contiendra la valeur calculée au moment de l’export, et non la formule. Vous devrez :

• soit créer une formule ou un champ calculé similaire dans le nouveau CRM
• soit accepter que les valeurs calculées historiques soient des instantanés, et non des calculs en temps réel

Les pièces jointes et les fichiers ont des limites

Salesforce stocke les fichiers dans les objets ContentDocument et Attachment. Data Export Service peut les inclure : les propres étapes d’export de Salesforce indiquent que, pour inclure dans vos données des images, des documents, des pièces jointes et d’autres éléments, il faut sélectionner les paramètres correspondants (la page Trailhead Export Your Data, consultée le 31 octobre 2026). Les gros volumes de fichiers alourdissent considérablement l’export, et leur téléchargement prend beaucoup de temps.

La plupart des CRM imposent des limites de taille de fichier à l’import. Vérifiez les limites de pièces jointes de votre nouveau CRM avant de tenter de migrer des fichiers. Pour les gros volumes de fichiers, demandez-vous si toutes les pièces jointes doivent être migrées ou si vous pouvez conserver une archive Salesforce pour les fichiers historiques.

Les relations des objets personnalisés sont complexes

Si vous avez des objets personnalisés avec des relations de recherche (lookup) ou maître-détail (master-detail) vers des objets standard, l’ordre d’import compte. Vous devez d’abord importer l’objet parent, puis l’objet enfant avec ses références au parent. Cela peut demander plusieurs passes et une mise en correspondance attentive des identifiants.

L’historique des activités peut être limité

Salesforce suit les activités (appels, e-mails, tâches, événements) de manière très complète. L’export d’un historique d’activités complet peut produire des fichiers très volumineux. Demandez-vous si vous avez besoin de toutes les activités historiques ou seulement des 6 à 12 derniers mois.

Les références aux utilisateurs doivent être mises en correspondance

Les fiches Salesforce comportent des Owner IDs (identifiants de propriétaire) qui renvoient à des comptes utilisateurs Salesforce. Lors de l’import dans un nouveau CRM, vous devez les faire correspondre aux comptes utilisateurs du nouveau système. Créez une table de correspondance des utilisateurs avant l’import.

Utiliser les outils d’import de Laureo

Laureo prend en charge l’import CSV avec une correspondance intelligente des champs pour les contacts, les entreprises et les opportunités. Le processus d’import :

1. Chargez votre fichier CSV nettoyé
2. Laureo analyse les en-têtes de colonnes et suggère des correspondances de champs
3. Vérifiez et ajustez les correspondances
4. Prévisualisez un échantillon de fiches avant de valider
5. Lancez l’import
6. Consultez le récapitulatif de l’import pour repérer les erreurs ou les fiches ignorées

Votre forfait fixe le nombre de lignes que vous pouvez importer par mois, et cette limite mensuelle est levée pendant votre essai et votre premier mois : vous pouvez donc importer tout votre portefeuille dès le départ. Un transfert complet depuis un autre système n’est jamais bloqué par cette limite, même si ses lignes sont comptabilisées dans votre usage mensuel. Un fichier accepte un nombre défini de lignes, si bien qu’un gros portefeuille arrive en plusieurs fichiers ; la page des tarifs présente les limites de chaque forfait.

Pour les grandes migrations (des dizaines de milliers de fiches), découpez le travail en lots plus petits de quelques milliers de fiches chacun. Le découpage en lots garde le processus maîtrisable et vous permet de vérifier un lot avant de passer au suivant.

Le calendrier à prévoir

Une migration Salesforce type pour une petite ou moyenne entreprise prend :

• Planification et inventaire : 1 à 2 jours
• Export : 1 jour
• Nettoyage des données : 2 à 5 jours (c’est là que passe l’essentiel du temps)
• Correspondance des champs : 1 jour
• Imports de test et corrections : 2 à 3 jours
• Import complet : 1 jour
• Vérification et finalisation : 1 à 2 jours
• Total : 1 à 2 semaines

Pour les organisations plus grandes, avec des objets personnalisés, des relations complexes et des années d’historique d’activités, prévoyez 3 à 4 semaines.

Planifiez, puis exécutez

Migrer depuis Salesforce est un projet, pas un simple clic. Mais c’est un projet maîtrisable, avec une suite d’étapes claire. L’essentiel est d’investir du temps dans le nettoyage des données avant l’import (et non après), de tester sur de petits lots avant de valider et de vérifier les relations après chaque phase d’import.

La migration elle-même est temporaire. L’avantage de passer à un CRM que votre équipe utilise vraiment, avec les outils dont elle a besoin réunis dans un seul forfait, est permanent. Planifiez la migration avec soin, exécutez-la avec méthode, et vous serez pleinement opérationnel dans votre nouveau système dans les délais indiqués ci-dessus.