E-Mail-Vorlagen für den B2B-Vertrieb: 5 Sequenzen für jede Phase

Diese E-Mail-Vorlagen für den B2B-Vertrieb gibt es als fünf Sequenzen, eine für jede Phase eines Deals. Die erste ist Kaltakquise bei einem neuen Interessenten, vom Erstkontakt bis zur Abschieds-E-Mail, wenn er nicht mehr antwortet. Es folgen das Follow-up nach einer Demo, eine Nurturing-Serie für Marketing-Leads, eine Serie zur Reaktivierung und eine Onboarding-Serie nach dem Verkauf.

Jede Vorlagengruppe unten sagt, wann Sie sie einsetzen, liefert die ganze Sequenz und erklärt, warum sie wirkt. Vor einem leeren E-Mail-Entwurf zu sitzen, gehört zum Unproduktivsten im Vertrieb. Nutzen Sie diese Vorlagen als Ausgangspunkt und personalisieren Sie sie mit dem, was Ihr CRM über jeden Kontakt weiß.

Welche Vorlage für Vertriebs-E-Mails passt

Vorlage 1: Sequenz für die Kaltakquise

Nutzen Sie diese Sequenz für einen neuen Interessenten, der noch nie von Ihnen gehört hat. Wie bei jeder Vorlage für Kaltakquise-E-Mails ist das Ziel eine Antwort, kein Abschluss in der ersten E-Mail.

E-Mail 1: die Vorstellung (Tag 0)

Betreff: Kurze Frage zu {relevant_area} bei {company_name}

Text:

Hallo {first_name},

mir ist aufgefallen, dass {company_name} {konkrete Beobachtung, etwa „in den Markt im Nordosten expandiert“ oder „in diesem Quartal 5 neue Vertriebsmitarbeiter einstellt“}. Wenn Teams so schnell wachsen, wird es meist mühsam, jedes Kundengespräch im Blick zu behalten.

Genau dafür haben wir Laureo gebaut. Wachsende Teams verwalten darin Kontakte, Deals und Follow-ups an einem Ort, ohne die Komplexität von Enterprise-CRMs.

Wäre ein 15-minütiges Gespräch nächste Woche sinnvoll, um zu sehen, ob das für Ihr Team relevant ist?

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 2: der Mehrwert (Tag 3)

Betreff: AW: Kurze Frage zu {relevant_area} bei {company_name}

Text:

Hallo {first_name},

ich möchte Ihnen etwas weitergeben, das nützlich sein könnte, ganz gleich, ob wir ins Gespräch kommen. Wir haben einen Leitfaden zum Aufbau einer Vertriebspipeline veröffentlicht. Er behandelt die fünf Schritte, die die meisten wachsenden Teams übersehen.

Wenn Sie gerade an mehr Transparenz in Ihrer Pipeline arbeiten, lohnt sich ein kurzer Blick.

Bei Fragen spreche ich gern mit Ihnen.

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 3: der Abschied (Tag 7)

Betreff: Ich schließe das Thema ab

Text:

Hallo {first_name},

ich habe mich ein paar Mal gemeldet und keine Antwort erhalten, und ich möchte nicht aufdringlich sein. Ich gehe davon aus, dass der Zeitpunkt nicht passt.

Sollten Pipeline und Follow-ups Ihres wachsenden Vertriebsteams später wichtig werden, melden Sie sich gern. Ich helfe Ihnen gern weiter.

Viele Grüße
{sender_name}

Warum das wirkt

• E-Mail 1 beginnt mit einer relevanten Beobachtung statt mit einer Liste von Funktionen. Die E-Mail zeigt, dass Sie sich vorher informiert haben.
• E-Mail 2 bietet Mehrwert ohne Gegenleistung. Auch ohne Antwort verbindet der Empfänger Sie nun mit nützlichen Inhalten.
• E-Mail 3 bietet einen einfachen Ausstieg und lässt die Tür offen. Die Abschieds-E-Mail nimmt den Druck heraus, und so fällt eine kurze Antwort leicht.

Vorlage 2: Sequenz für das Follow-up nach der Demo

Nutzen Sie diese Sequenz, nachdem ein Interessent an einer Demo oder einem Erstgespräch teilgenommen hat. Das Ziel: den Schwung halten und ihn zu einer Entscheidung führen.

E-Mail 1: Zusammenfassung am selben Tag

Betreff: Danke für das Gespräch, {first_name}: Zusammenfassung und nächste Schritte

Text:

Hallo {first_name},

danke, dass Sie sich heute Zeit genommen haben. Hier eine kurze Zusammenfassung unseres Gesprächs:

• Ihre Ziele: {2 bis 3 genannte Ziele auflisten}
• Herausforderungen: {besprochene Probleme auflisten}
• Was wir gezeigt haben: {die Funktionen auflisten, die am meisten interessiert haben}
• Nächste Schritte: {vereinbarte Aufgabe, etwa „Angebot bis Freitag senden“}

Sie erhalten {nächstes Ergebnis} bis {Datum}. In der Zwischenzeit können Sie Laureo selbst ausprobieren: 14 Tage testen. Jeder Tarif startet mit einer 14-tägigen Testphase für 2,99 USD, angerechnet auf Ihren ersten Monat.

Bis bald
{sender_name}

E-Mail 2: Referenz (Tag 3)

Betreff: So löst {similar_company} das

Text:

Hallo {first_name},

ich habe über die Herausforderung nachgedacht, die Sie bei {konkretes Problem} erwähnt haben. {similar_company_name} ist in einem ähnlichen Bereich tätig und hatte dasselbe Problem. {Ein Satz zum Ergebnis, das das Unternehmen nach der Umstellung gemessen hat, in seinen eigenen Zahlen, von einem Kunden, der der Weitergabe zugestimmt hat.}

Wenn es hilft, zeige ich Ihnen gern, wie das Unternehmen es eingerichtet hat.

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 3: Nachfrage zur Entscheidung (Tag 7)

Betreff: Fragen zu Ihrer Bewertung?

Text:

Hallo {first_name},

ich wollte nachfragen, ob seit unserer Demo Fragen aufgekommen sind. Die Bewertung eines neuen Tools braucht Zeit, und Sie sollen alles haben, was Sie für eine sichere Entscheidung brauchen.

Kann ich etwas klären, oder wäre ein kurzes Gespräch mit Ihrem Team hilfreich?

Viele Grüße
{sender_name}

Vorlage 3: Nurturing-Sequenz für Marketing-Leads

Nutzen Sie diese Sequenz für Leads, die noch nicht kaufbereit sind, aber Interesse gezeigt haben, etwa mit einem Leitfaden-Download oder einer Webinar-Anmeldung. Das Ziel: präsent bleiben und informieren.

E-Mail 1: Begrüßung (Tag 0)

Betreff: Willkommen und eine Lektüre, die Ihnen gefallen könnte

Text:

Hallo {first_name},

danke für {die Aktion, etwa „den Download unseres Leitfadens zur CRM-Automatisierung“}. Ich hoffe, der Inhalt ist Ihnen nützlich.

Da Sie sich für {Thema} interessieren, hier zwei weitere Artikel, die unsere Leser schätzen:

• „Was ist ein CRM? Ein Leitfaden zu CRM-Software für KMU“: ein umfassender Leitfaden für Teams, die CRM-Tools bewerten
• „CRM oder Tabelle: 7 Anzeichen, dass Sie wechseln sollten“: sieben Anzeichen, dass es Zeit für den Wechsel ist

Kein Verkaufsversuch, nur hilfreiche Inhalte für Ihre Recherche.

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 2: Fachinhalt (Tag 7)

Betreff: Der häufigste Fehler von Teams mit einem CRM

Text:

Hallo {first_name},

der häufigste Fehler, den ich bei der Einführung eines CRM sehe: Teams machen die Einrichtung am ersten Tag zu kompliziert. Sie legen 15 Pipeline-Phasen, 30 benutzerdefinierte Felder und 10 automatisierte Workflows an, bevor jemand eine einzige Aktivität erfasst hat.

Besser ist es, mit den Grundlagen zu beginnen. Importieren Sie Ihre Kontakte, richten Sie 4 bis 5 Pipeline-Phasen ein, und nutzen Sie das CRM eine Woche lang, bevor Sie es komplexer machen. So lernen Sie, was Sie wirklich brauchen und was nur in der Theorie gut klang.

Falls Sie sich gerade CRMs ansehen: Mich würde interessieren, was auf Ihrer Auswahlliste steht und was Ihrem Team am wichtigsten ist.

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 3: sanfte Handlungsaufforderung (Tag 14)

Betreff: Möchten Sie es in Aktion sehen?

Text:

Hallo {first_name},

Sie stehen seit ein paar Wochen auf meiner Liste, deshalb ein unverbindliches Angebot. Möchten Sie sehen, wie Laureo {relevanter Anwendungsfall} umsetzt? Dann zeige ich es Ihnen gern in einer kurzen, 15-minütigen Vorführung, zugeschnitten auf Ihr Team.

Ohne Verpflichtung. Nur eine Gelegenheit zu prüfen, ob es passt.

Wenn der Zeitpunkt nicht passt, ist das kein Problem. Ich schicke Ihnen weiter hilfreiche Inhalte.

Viele Grüße
{sender_name}

Vorlage 4: Sequenz zur Reaktivierung

Nutzen Sie diese Sequenz für Kontakte, die kalt geworden sind, also nicht mehr antworten, nicht gekauft haben oder seit 90 Tagen oder länger inaktiv sind.

E-Mail 1: die Nachfrage (Tag 0)

Betreff: Es ist eine Weile her, {first_name}

Text:

Hallo {first_name},

unser letzter Austausch liegt ein paar Monate zurück, und ich wollte mich melden. Prioritäten ändern sich, und vielleicht passte der Zeitpunkt damals nicht.

Seit unserem letzten Gespräch haben wir {1 bis 2 relevante neue Funktionen} ergänzt. Mit Blick auf das, was Sie damals gesucht haben, könnten sie für Sie interessant sein.

Wenn sich Ihr Bedarf geändert hat oder ich Ihnen bei etwas helfen kann, bin ich für Sie da.

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 2: neuer Mehrwert (Tag 5)

Betreff: Etwas Neues, das helfen könnte

Text:

Hallo {first_name},

wir haben kürzlich einen Artikel zur CRM-Automatisierung veröffentlicht. Er behandelt die fünf Automatisierungen, die ein kleines Team zuerst einrichten sollte, von der Zuweisung von Leads bis zum Follow-up nach dem Verkauf. Nach unserem Gespräch über Effizienz dachte ich, er könnte Ihnen nützen.

Ein kurzer Blick lohnt sich, ganz gleich, für welches CRM Sie sich am Ende entscheiden.

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 3: letzte Nachricht (Tag 10)

Betreff: Meine letzte Nachricht

Text:

Hallo {first_name},

ich möchte Ihren Posteingang nicht überfüllen, deshalb ist das meine letzte E-Mail, sofern Sie den Kontakt nicht wieder aufnehmen möchten. Falls sich später etwas ändert, wissen Sie, wo Sie mich finden.

Ihnen und dem Team von {company_name} alles Gute.

Viele Grüße
{sender_name}

Vorlage 5: Onboarding-Sequenz nach dem Verkauf

Nutzen Sie diese Sequenz, nachdem sich ein Kunde angemeldet oder gekauft hat. Das Ziel: die Nutzung fördern und die Grundlage für eine langfristige Beziehung legen.

E-Mail 1: Begrüßung (Tag 0)

Betreff: Willkommen bei Laureo: So richten Sie alles ein

Text:

Hallo {first_name},

willkommen bei Laureo! Wir freuen uns, {company_name} an Bord zu haben.

Drei Dinge für Ihre ersten 30 Minuten:

1. Importieren Sie Ihre Kontakte. Laden Sie Ihre CSV-Datei hoch, oder verbinden Sie Ihr E-Mail-Konto für die automatische Synchronisierung.
2. Richten Sie Ihre Pipeline ein. Legen Sie Phasen an, die zu Ihrem Vertriebsprozess passen.
3. Laden Sie Ihr Team ein. Fügen Sie Teammitglieder hinzu, damit alle auf demselben Stand sind.

Wenn Sie nicht weiterkommen, finden Sie in unserem Hilfecenter Schritt-für-Schritt-Anleitungen, oder Sie wenden sich direkt an mich.

Ich freue mich darauf, Ihr Team mit Laureo erfolgreich zu sehen.

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 2: Nachfrage (Tag 3)

Betreff: Wie läuft es bisher?

Text:

Hallo {first_name},

Sie nutzen Laureo nun seit ein paar Tagen, und ich wollte nachfragen. Konnten Sie Ihre Kontakte importieren und Ihre Pipeline einrichten?

Wenn etwas unklar ist oder Sie Hilfe bei der Einrichtung brauchen, antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Gern gehen wir es in einem kurzen Gespräch gemeinsam durch.

Viele Grüße
{sender_name}

E-Mail 3: Profi-Funktion (Tag 7)

Betreff: Eine Funktion, die die meisten neuen Nutzer übersehen

Text:

Hallo {first_name},

eine Funktion, die unsere Profi-Nutzer lieben, ist die Workflow-Automatisierung. Sie können Regeln einrichten, die automatisch Leads zuweisen, Follow-up-E-Mails senden und Aufgaben anlegen. Auslöser sind etwa ein Phasenwechsel eines Deals oder ein neu angelegter Kontakt.

Beginnen Sie mit einer Regel, etwa der Zuweisung jedes neuen Leads an eine verantwortliche Person. Die nächste ergänzen Sie, wenn Sie sehen, was Ihr Team wiederholt. Hier ist eine kurze Anleitung für den Einstieg.

Sagen Sie mir Bescheid, wenn Sie Hilfe bei Ihrem ersten Workflow möchten.

Viele Grüße
{sender_name}

Tipps zum Einsatz dieser Vorlagen für E-Mail-Kampagnen

• Personalisieren Sie die Variablen. Die Vorlagen nutzen Platzhalter wie {first_name} und {company_name}. Die meisten E-Mail-Tools im CRM füllen sie automatisch aus. Gehen Sie aber über Seriendruckfelder hinaus und greifen Sie konkrete Details aus Ihren CRM-Daten auf.
• Passen Sie das Timing an. Die Abstände in Tagen sind Ausgangswerte. Testen Sie verschiedene Rhythmen für Ihre Zielgruppe.
• Vergleichen Sie Betreffzeilen im A/B-Test. Senden Sie zwei Versionen an ein kleines Segment, dann die bessere an den Rest.
• Verfolgen Sie die Interaktion. Nutzen Sie Öffnungs- und Klick-Tracking, um zu sehen, welche E-Mails ankommen. Setzen Sie verstärkt auf das, was funktioniert.
• Verbessern Sie fortlaufend. Keine Vorlage ist beim ersten Versuch perfekt. Prüfen Sie die Ergebnisse monatlich und schärfen Sie Ihre Botschaften anhand der Daten.