CRM für Immobilienmakler: Worauf Sie achten sollten (2026)

Immobilien leben von Beziehungen und Timing. Ein neuer Lead, der stundenlang auf eine Antwort wartet, spricht vielleicht schon mit einem anderen Makler, wenn Sie anrufen. Ein früherer Kunde, der zwei Jahre nichts von Ihnen hört, beauftragt beim nächsten Mal einen anderen Makler. Ein Objekt ohne Vermarktung verliert schnell an Schwung.

Ein CRM, das auf diese Realität ausgelegt ist, kann den Unterschied zwischen einem guten und einem hervorragenden Jahr ausmachen. Immobilien-CRMs unterscheiden sich stark darin, was jeder Tarif enthält und was sie über den Preis veröffentlichen. Dieser Leitfaden zeigt, worauf Sie achten, wie Sie Ihre Optionen bewerten und wie Sie die Gesamtkosten Ihrer Tools vergleichen.

Welches CRM ist das beste für Immobilien?

Das beste CRM für Immobilien beantwortet neue Leads innerhalb von Minuten und führt Käufer, Verkäufer und Objekte durch passende Phasen. Außerdem hält es frühere Kunden zwischen Transaktionen in Kontakt mit Ihnen. Laureo deckt alle drei in einem CRM ab.

Ein KI-Agent entwirft die erste Antwort auf jeden neuen Formular-Lead, die Sie versenden, und eigene Pipelines führen jeden Deal durch Ihre Phasen. E-Mail-Kampagnen, Buchungsseiten sowie Angebote und Rechnungen sind in jedem Tarif enthalten.

Besichtigungen buchen Interessenten über Buchungsseiten von Laureo. Diese synchronisieren sich mit Ihrem Google- oder Microsoft-Kalender und senden dem Käufer eine Bestätigung per E-Mail. Für eine Besichtigung, die mehr als einen Tag im Voraus gebucht ist, kommt etwa einen Tag vorher zusätzlich eine Erinnerung per E-Mail. Die Funktion Telefon und SMS zum Schreiben und Telefonieren direkt in Laureo ist demnächst verfügbar.

Was kostet ein Immobilien-CRM?

Laureo veröffentlicht jeden Tarifpreis: Pro ab 83,33 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung (99,99 USD bei monatlicher Abrechnung) enthält eine volle Lizenz, unbegrenzte Kontakte, E-Mail-Kampagnen, Buchungsseiten sowie Angebote und Rechnungen. Jede weitere volle Lizenz kostet 83,33 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

Unter den Immobilien-CRMs veröffentlicht BoldTrail (früher kvCORE) keinen Preis und bittet Käufer, sich zuerst eine Demo anzusehen. Follow Up Boss führt seinen Tarif Grow mit 58 USD pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (69 USD pro Nutzer bei monatlicher Abrechnung).

Preise, wie jeder Anbieter sie am 28. Oktober 2026 veröffentlichte: Preise von Follow Up Boss und Preise von BoldTrail. Pro Nutzer liegt Follow Up Boss Grow unter einer vollen Lizenz von Laureo. Vergleichen Sie also die Summen, nicht nur den Preis pro Nutzer.

Rechnen Sie zum Tarif pro Nutzer den Preis jedes separaten Tools hinzu, das Sie für E-Mail-Kampagnen, Buchungsseiten oder Rechnungen kaufen würden. Vergleichen Sie diese Summe mit Laureo Pro plus einer weiteren Lizenz für jeden Makler nach dem ersten. Bei Laureo sind diese Tools schon im Tarif enthalten.

Manche Teammitglieder arbeiten mit Kontakten, Deals und E-Mails, nutzen aber weder den KI-Assistenten, noch bauen sie Automatisierungen. Für sie gibt es die Collaborator-Lizenz, ab 29,16 USD pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

Welches CRM nutzen die meisten Makler?

Wir haben keine Umfrage gefunden, die ein einzelnes CRM nennt. Die Technologie-Umfrage 2025 der National Association of Realtors führt CRMs als eine Kategorie, nicht nach Marke. Von den befragten Maklern gaben 23 % an, ein CRM habe ihnen die meisten guten Leads gebracht, nur übertroffen von sozialen Medien mit 39 %.

Wählen Sie also danach, was das CRM für Ihr Follow-up leistet, nicht nach seinem Marktanteil. Laureo entwirft die erste Antwort auf jeden neuen Formular-Lead, führt jeden Deal durch Ihre eigenen Phasen und hält frühere Kunden per E-Mail in Kontakt mit Ihnen. Alle Tarife enthalten unbegrenzte Kontakte.

Zahlen, wie die NAR sie im September 2025 veröffentlichte, gelesen am 2. November 2026.

Was Immobilienmakler von einem CRM brauchen

Die Anforderungen sind so speziell, dass allgemeine CRM-Funktionen nicht immer gut passen. Das zählt am meisten.

Schnelle Reaktion auf Leads

Eine 2011 in der Harvard Business Review veröffentlichte Studie zu Online-Leads ergab, dass die meisten Unternehmen bei Weitem nicht schnell genug reagieren. Für einen Makler ist ein wartender Lead einer, den ein anderer Makler zuerst beantworten kann. Als Erster im Gespräch zu sein, zählt also viel.

Ihr CRM muss deshalb mehr als Leads speichern. Es muss bei jedem neuen Lead sofort eine Reaktion auslösen: eine automatische SMS, eine persönliche E-Mail oder eine Aufgabe, damit binnen Minuten ein Anruf erfolgt.

Anpassbare Pipelines für die Phasen im Immobiliengeschäft

Eine Vertriebspipeline aus dem SaaS-Geschäft (Lead, Demo, Proposal, Negotiation, Closed, also Lead, Demo, Angebot, Verhandlung, Abschluss) passt nicht zu Immobilien. Immobiliengeschäfte durchlaufen andere Phasen, je nachdem, ob Sie den Käufer, den Verkäufer oder beide vertreten:

Käufer-Pipeline:

• Neue Anfrage
• Bedarfsanalyse
• Objektsuche
• Besichtigung geplant
• Kaufangebot in Vorbereitung
• Kaufangebot abgegeben
• Unter Vertrag
• Inspektion und Wertgutachten
• Abschluss

Verkäufer-Pipeline:

• Akquisegespräch
• Maklerauftrag unterschrieben
• Vorbereitung vor der Vermarktung
• Objekt aktiv im Angebot
• Feedback zu Besichtigungen
• Kaufangebot erhalten
• Unter Vertrag
• Inspektion und Wertgutachten
• Abschluss

Pipeline für die Vermarktung von Objekten:

• Fotoshooting geplant
• Marketingmaterial erstellt
• Im MLS gelistet
• Tag der offenen Tür geplant
• Feedback gesammelt
• Preisanpassung (falls nötig)

Ihr CRM muss mehrere Pipelines mit eigenen Phasen unterstützen, die zu diesen Abläufen passen. Ein CRM mit nur einer Pipeline oder mit Phasen, die auf ein reines Vertriebsmodell festgelegt sind, funktioniert nicht.

Drip-Kampagnen für das Lead-Nurturing

Immobilien haben lange Verkaufszyklen. Ein Käufer sucht vielleicht sechs Monate, bevor er ein Kaufangebot abgibt. Ein Eigentümer denkt vielleicht ein Jahr über den Verkauf nach, bevor er einen Makler beauftragt. In dieser Zeit müssen Sie präsent bleiben, ohne Hunderten von Kontakten von Hand E-Mails zu senden.

Dafür gibt es Drip-Kampagnen: automatisierte E-Mail-Sequenzen, die nach Zeitplan versendet werden, abgestimmt darauf, wo der Kontakt auf seinem Weg steht.

Wirksame Drip-Sequenzen im Immobiliengeschäft:

• Begrüßung neuer Leads: 3 bis 5 E-Mails, die Sie, Ihre Arbeitsweise und Ihre Marktkenntnis vorstellen
• Nurturing von Käufern: monatliche Marktberichte, Hinweise auf neue Objekte, Übersichten zu Hypothekenzinsen
• Nurturing von Verkäufern: vierteljährliche Updates zum Immobilienwert, lokale Verkaufsdaten, Tipps zur Vorbereitung vor der Vermarktung
• Bindung früherer Kunden: E-Mails zu Jahrestagen, Erinnerungen an die Instandhaltung, Marktberichte, Bitten um Empfehlungen
• Follow-up nach dem Tag der offenen Tür: Dank, weitere Objekte, Einordnung des Marktes

Automatisches Follow-up und Nachfragen

Das größte Leck in der Pipeline eines Maklers ist nicht die Lead-Gewinnung, sondern das Follow-up. Makler sind beschäftigt, und manuelles Nachfassen bleibt liegen, wenn Sie mitten in drei laufenden Transaktionen stecken.

Das CRM sollte Nachfragen automatisieren für:

• Leads, die seit 3, 7 und 14 Tagen nicht geantwortet haben
• Frühere Kunden nach 90 Tagen, nach 6 Monaten und jährlich
• Abgelaufene oder zurückgezogene Objekte, die erneut auf den Markt kommen könnten
• Kontakte, deren Mietvertrag bald zur Verlängerung ansteht (mögliche Käufer)

Jeder dieser Fälle steht für mögliches Geschäft, das ohne konsequentes Follow-up verloren geht.

Segmentierung von Kontakten

Kontakte im Immobiliengeschäft sind nicht alle gleich. Ihr CRM muss segmentieren nach:

• Art des Kontakts: Käufer, Verkäufer, Investor, Mieter, früherer Kunde, Empfehlungsgeber, Dienstleister
• Status: aktiv, im Nurturing, unter Vertrag, abgeschlossen, ruhend
• Lage: Viertel, Postleitzahl, Wohnsiedlung
• Zeitrahmen: sofort bereit, 3 bis 6 Monate, 6 bis 12 Monate, schaut sich nur um
• Quelle: Zillow, Realtor.com, Tag der offenen Tür, Empfehlung, soziale Medien, Anruf über das Verkaufsschild

Gute Segmentierung sorgt für besseres Marketing. Ein Marktbericht an Investoren sollte sich auf Kapitalisierungsraten und Mietrenditen konzentrieren. Derselbe Bericht an Erstkäufer sollte Erschwinglichkeit und Zinsen in den Mittelpunkt stellen.

Wo Abläufe im Immobiliengeschäft ein CRM auf die Probe stellen

Objektdaten

Ein Maklerbüro verfolgt Objekte ebenso wie Menschen: Adresse, Angebotspreis, Vermarktungsstatus, Historie der Besichtigungen und der Kaufangebote. Prüfen Sie, ob das CRM diese Daten am Deal speichern und den Deal mit dem Käufer oder Verkäufer verknüpfen kann.

In Laureo halten benutzerdefinierte Felder an jedem Deal Adresse, Angebotspreis und Vermarktungsstatus fest. Die Aktivitätschronik des Deals bewahrt die dazu erfassten Aufgaben und Notizen. Käufer oder Verkäufer fügen Sie unter Contacts & roles (Kontakte und Rollen) des Deals hinzu.

Eine Buchung legt den Kontakt des Käufers an oder verknüpft ihn. Die Besichtigung wird nur unter zwei Bedingungen an seinem Deal erfasst. Erstens haben Sie Auto-log booked meetings to the matching open deal (gebuchte Meetings automatisch dem passenden offenen Deal zuordnen; standardmäßig aus) eingeschaltet. Zweitens führt genau ein offener Deal den Käufer als Kontakt.

Auslöser für Automatisierungen

Follow-up im Immobiliengeschäft hängt ebenso an Meilensteinen und Änderungen wie an der Zeit. Prüfen Sie, welche dieser Ereignisse eine Automatisierung starten können:

• Ein Deal wechselt in eine neue Phase, etwa Under contract (unter Vertrag)
• Ein Feld des Deals ändert sich, etwa der Betrag
• Ein Formular zur Lead-Erfassung wird abgesendet
• Ein Deal ruht

In Laureo kann eine Automatisierungsregel auslösen, wenn ein Deal die Phase wechselt oder sich ein Feld des Deals ändert. Die Regel kann die Aufgaben für Inspektion, Wertgutachten und Abschluss anlegen, jede mit einer festgelegten Zahl von Tagen bis zur Fälligkeit.

Auch ein neu abgesendetes Formular kann eine Regel starten, und der Agent Deal Follow-Up findet ruhende Deals und entwirft das nächste Follow-up, das Sie versenden.

Kalender-Integration für Besichtigungen

Besichtigungen sind die zentrale Tätigkeit im Immobiliengeschäft. Ihr CRM braucht eine Kalender-Integration, die:

• Besichtigungen mit dem richtigen Kontakt verknüpft plant
• Bestätigungen und Erinnerungen automatisch per E-Mail sendet
• Zeit für die Fahrt zwischen Besichtigungen blockt

Buchungsseiten von Laureo leisten alle drei. Eine Buchung legt den Kontakt des Käufers an oder verknüpft ihn und sendet dem Käufer eine Bestätigung per E-Mail. Für eine Besichtigung, die mehr als einen Tag im Voraus gebucht ist, kommt etwa einen Tag vorher eine Erinnerung per E-Mail.

Jede Buchungsseite berücksichtigt die Pufferzeit, die Sie vor und nach jeder Besichtigung festlegen, und synchronisiert sich mit Ihrem Google- oder Microsoft-Kalender.

Was Sie bei einem Branchen-CRM für Immobilien prüfen sollten

Auch ein CRM für Makler braucht dieselben Prüfungen wie jedes andere. Gehen Sie diese Punkte vor dem Kauf durch:

Veröffentlichte Preise

Laureo veröffentlicht jeden Tarifpreis, ohne dass Sie dafür ein Verkaufsgespräch brauchen. BoldTrail (früher kvCORE) tut das nicht: Die Preisseite von BoldTrail bittet Sie, sich für Preise eine Demo anzusehen (Stand: 28. Oktober 2026).

Fragen Sie bei jedem CRM nach der Summe für Ihr ganzes Team, einschließlich jedes Tools, das Sie für E-Mail-Kampagnen, Buchungsseiten oder Rechnungen ergänzen würden. Laureo Pro enthält bereits alle drei.

Tools über das Follow-up bei Leads hinaus

Wenn Ihr Geschäft über Transaktionen hinauswächst, etwa in die Immobilienverwaltung, Investmentanalyse oder Teamführung, prüfen Sie, ob der Tarif enthält:

• Marketing-Automatisierung über Drip-E-Mails hinaus
• Support-Tickets für den Service nach dem Abschluss
• Team-Nachrichten für die interne Kommunikation
• Erweiterte Berichte und Analysen
• Anpassbare Workflows

Laureo enthält E-Mail-Kampagnen und Automatisierungsregeln in jedem Tarif; Support-Tickets, Team-Chat, erweiterte Berichte und mehrstufige Follow-up-Sequenzen gibt es in Business und Ultra.

Später wechseln

Fragen Sie vor der Unterschrift, was Ihnen bleibt, wenn Sie das CRM verlassen: ein vollständiger Export Ihrer Kontakte und Historie, Ihre Website und Ihr Lead-Routing. Ein CRM, das alle drei verwaltet, macht einen späteren Wechsel zu einem größeren Projekt.

So bewerten Sie ein CRM für Immobilien

Mit dieser Checkliste bewerten Sie jedes CRM, allgemein oder speziell für Immobilien, anhand Ihrer Anforderungen:

Flexible Pipelines:

• Können Sie mehrere Pipelines mit eigenen Phasen anlegen?
• Lassen sich Phasen neu ordnen und umbenennen?
• Können Sie Objekte neben Kontakten und Deals verfolgen?

Automatisierung:

• Können Sie automatische E-Mails nach der Zeit seit dem letzten Kontakt auslösen?
• Können Sie Drip-Kampagnen für verschiedene Kontaktsegmente einrichten?
• Können Sie das Anlegen von Aufgaben für Follow-up-Intervalle automatisieren?

Lead-Management:

• Wie schnell meldet das CRM einen neuen Lead?
• Kann es innerhalb von Minuten automatisch antworten?
• Unterstützt es Lead-Routing an verschiedene Makler nach Regeln?

Kommunikation:

• Enthält es E-Mail-Versand und Tracking?
• Können Sie E-Mail-Vorlagen für häufige Fälle anlegen?
• Gibt es integrierte Team-Nachrichten, damit Sie Deals ohne Wechsel zu Slack besprechen können?

Integration:

• Synchronisiert es sich mit Ihrem Kalender (Google Calendar, Outlook)?
• Lässt es sich mit Ihrem E-Mail-Anbieter verbinden?
• Können Sie Kontakte aus Lead-Quellen per CSV oder API importieren?

Berichte:

• Können Sie die Konversionsrate vom Lead bis zum Abschluss nach Quelle verfolgen?
• Sehen Sie die durchschnittliche Verweildauer in Tagen je Pipeline-Phase?
• Können Sie die Follow-up-Aktivität pro Makler auswerten?

Wie Laureo zu Abläufen im Immobiliengeschäft passt

Laureo deckt die Kernarbeit eines Maklerbüros in einem CRM ab:

Anpassbare Pipelines: Legen Sie getrennte Pipelines für Käufer, Verkäufer und Objekte mit Phasen an, die zu Ihrem Ablauf passen, und ziehen Sie Deals zwischen den Phasen. Drei getrennte Pipelines erfordern Business oder Ultra. In Pro führen Sie Käufer und Verkäufer als zwei Pipelines und verfolgen Objekte als Phasen in der Verkäufer-Pipeline. Die Preisseite zeigt, wie viele Pipelines jeder Tarif umfasst.

Integrierte E-Mail-Kampagnen: In jedem Tarif senden Sie Marktberichte, Einladungen zum Tag der offenen Tür und Newsletter an frühere Kunden als E-Mail-Kampagnen, ohne Add-on. Mehrstufige Follow-up-Sequenzen für das Lead-Nurturing gibt es in Business und Ultra.

KI-Agenten, die das Follow-up auffangen: Lead Follow-Up liest jeden neuen Formular-Lead, entwirft eine erste Antwort, die Sie versenden, und schlägt eine Follow-up-Aufgabe für die verantwortliche Person vor. Das hilft bei der schnellen Reaktion auf Leads. Deal Follow-Up findet ruhende Deals und entwirft das nächste Follow-up.

Sie geben jede Änderung frei, und kein Agent sendet von sich aus eine E-Mail. Für einen beschäftigten Makler mit mehreren Transaktionen fängt das die Follow-ups auf, die sonst untergehen würden.

Nachfragen bei früheren Kunden: Wenn Sie einen Deal als gewonnen markieren, kann eine Automatisierungsregel eine Aufgabe zur Nachfrage anlegen, fällig nach einer festgelegten Zahl von Tagen. E-Mail-Kampagnen halten frühere Käufer und Verkäufer zwischen den Nachfragen in Kontakt mit Ihnen. So erinnern sie sich an Ihren Namen, wenn sie wieder umziehen wollen.

Integrierte Team-Nachrichten (Business und Ultra): Im Team besprechen Sie Deals und teilen Objektunterlagen im Team-Chat, auf derselben Plattform, auf der Kontakt- und Deal-Daten liegen, ohne separates Chat-Abo.

Objektdaten an jedem Deal: Benutzerdefinierte Felder halten Adresse, Angebotspreis und Vermarktungsstatus am Deal fest, und Käufer oder Verkäufer fügen Sie unter Contacts & roles hinzu.

Benutzerdefinierte Felder und Tags: Segmentieren Sie Kontakte nach Art, Zeitrahmen, Quelle, Lage und jedem anderen Kriterium, das Sie brauchen.

Buchungsseiten für Besichtigungen: Käufer buchen eine Besichtigung auf Ihrer Buchungsseite, und Laureo legt den Kontakt des Käufers an oder verknüpft ihn und sendet ihm eine Bestätigung per E-Mail. Für eine Besichtigung, die mehr als einen Tag im Voraus gebucht ist, kommt etwa einen Tag vorher eine Erinnerung per E-Mail.

Kalender-Integration: Synchronisieren Sie mit Google Calendar oder Outlook, um Besichtigungen, Meetings und Follow-up-Erinnerungen neben Ihren CRM-Aufgaben zu verwalten.

So treffen Sie die Wahl

Welche CRMs Sie auch in die engere Wahl nehmen: Gehen Sie für jedes die Checkliste oben durch. Vergleichen Sie, was ein einzelner Tarif abdeckt, nicht nur, was er pro Nutzer kostet.

Wenn Sie vor allem Pipeline-Management, automatisches Follow-up, Drip-Kampagnen und KI brauchen, die das Follow-up für Sie entwirft, deckt Laureo all das in einem CRM ab. E-Mail-Kampagnen, Buchungsseiten, Angebote und Rechnungen sowie die Agenten Lead Follow-Up und Deal Follow-Up gibt es in jedem Tarif. Mehrstufige Follow-up-Sequenzen und Team-Chat gibt es in Business und Ultra.

Was Sie auch wählen: Setzen Sie auf schnelle Reaktion auf Leads, automatisches Follow-up und anpassbare Pipelines. Diese drei Fähigkeiten wirken am direktesten auf Konversionsraten und Umsatz.