Cómo exportar contactos de HubSpot, además de empresas y negocios

Para exportar contactos de HubSpot, ve a CRM > Contacts, abre All contacts o una vista guardada, haz clic en Export, elige CSV y las propiedades que quieres incluir, y HubSpot te envía por correo un enlace de descarga. Las empresas y los negocios se exportan de la misma forma desde sus propias páginas, cada uno en un archivo CSV aparte.

Esta guía explica paso a paso cada exportación de HubSpot, cómo exportar de HubSpot los datos que la exportación estándar deja fuera (las notas y las actividades) y qué comprobar antes de importar en Laureo, para que traslades años de datos de clientes sin perder información.

Antes de empezar

Haz inventario

Antes de exportar nada, revisa lo que tienes en HubSpot y lo que de verdad necesitas en Laureo. No todo tiene que migrarse.

Lo que suele valer la pena migrar:

• Los contactos (personas) y sus propiedades
• Las empresas y sus propiedades
• Los negocios, con sus etapas del pipeline y sus valores
• Las notas y el historial de actividades (si se pueden exportar)
• Las etiquetas o las listas que usas para segmentar

Lo que a menudo no vale la pena migrar:

• El historial de campañas de correo (crearás campañas nuevas en Laureo)
• Las configuraciones de los flujos de trabajo (las volverás a crear con el editor de flujos de trabajo de Laureo)
• Los envíos de formularios que ya se convirtieron en contactos
• Los registros duplicados u obsoletos

Planifica la asignación de campos

HubSpot usa nombres de propiedades propios que quizá no coincidan exactamente con los nombres de campo de Laureo. Antes de exportar, crea un documento de asignación:

Para las propiedades personalizadas, crearás campos personalizados equivalentes en Laureo antes de importar. Anota qué propiedades de HubSpot se asignan a campos estándar y cuáles requieren campos personalizados.

Paso 1: cómo exportar datos de HubSpot

Cada exportación CSV de HubSpot cubre un solo tipo de objeto, así que exportas los contactos, las empresas y los negocios por separado. Estos pasos siguen el propio artículo de ayuda de HubSpot, Export your records, consultado el 31 de octubre de 2026.

Exportar los contactos

1. En HubSpot, ve a CRM > Contacts
2. Abre All contacts (o una vista guardada si quieres un subconjunto)
3. Haz clic en Export, y elige CSV format
4. Selecciona las propiedades que quieres incluir. Como mínimo: el nombre, el apellido, el correo, el teléfono, el nombre de la empresa, la etapa del ciclo de vida, el propietario del contacto y las propiedades personalizadas que uses
5. Haz clic en Export, y espera el enlace de descarga por correo

Exportar las empresas

1. En HubSpot, ve a CRM > Companies
2. Haz clic en Export, y elige CSV
3. Incluye: el nombre de la empresa, el dominio, el sector, el teléfono, la dirección, la ciudad, el estado, el país y las propiedades personalizadas que uses
4. Descarga el archivo

Exportar los negocios

1. En HubSpot, ve a CRM > Deals
2. Haz clic en Export, y elige CSV
3. Incluye: el nombre del negocio, la etapa del negocio, el pipeline, el monto, la fecha de cierre, el propietario del negocio, el contacto asociado y la empresa asociada
4. Descarga el archivo

Cuando exportes negocios de HubSpot, conserva las columnas del contacto asociado y de la empresa asociada: son las que vinculan cada negocio con los registros correctos después de la importación.

Exportar las notas y las actividades

Las exportaciones de registros de HubSpot no incluyen actividades como las llamadas y las notas. Para ellas, el mismo artículo de HubSpot indica tres vías: exportar los datos de un contacto concreto, exportar ciertos informes de actividad o usar la API de engagements. Tus opciones:

• La API de HubSpot: si tienes perfil técnico, la API de engagements te permite extraer en bloque notas, llamadas, reuniones y correos
• Los informes de actividad: exporta los informes de actividad que ofrece HubSpot para los tipos de actividad que necesitas
• La prioridad manual: en las cuentas críticas, copia a mano las notas más importantes. Para el resto, empieza de cero en Laureo.

En la mayoría de las migraciones de pequeñas empresas, exportar los contactos, las empresas y los negocios cubre lo que el equipo usa cada día. El historial de actividades es un extra, no una necesidad.

Paso 2: limpia tus datos

Este es el paso más importante de toda la migración. Unos datos limpios en tu nuevo CRM sientan la base de unos informes precisos y una automatización fiable. Los datos sucios te perseguirán durante meses.

Elimina los duplicados

Puede que la función de combinación de HubSpot no lo haya detectado todo. Abre tus archivos CSV y busca:

• Contactos con la misma dirección de correo
• Empresas con el mismo nombre, pero con un formato ligeramente distinto (“Acme Inc”, “Acme, Inc.” y “ACME”)
• Negocios asociados al mismo contacto y a la misma empresa que representan la misma oportunidad

La mayoría de las hojas de cálculo te ayudan a identificar duplicados. Ordena los contactos por dirección de correo y las empresas por nombre.

Unifica los formatos

• Números de teléfono: elige un formato, y aplícalo de forma coherente. Quita los prefijos de país si todos los contactos son nacionales, o agrégalos si son internacionales.
• Direcciones: abreviaturas coherentes (Av. o Avenida, C. o Calle). Nombres completos de estado o abreviaturas, pero no una mezcla de los dos.
• Nombres de empresa: elimina las diferencias de puntuación al final. “Acme Corp.” y “Acme Corp” deberían ser lo mismo.
• Nombres de personas: corrige los errores evidentes de mayúsculas. “john smith” debería ser “John Smith”.

Elimina los registros inactivos

Si un contacto no tiene dirección de correo, número de teléfono ni actividad en los dos últimos años, probablemente no vale la pena migrarlo. Depura ahora para que tu nuevo CRM empiece limpio.

Valida las direcciones de correo

Las direcciones de correo no válidas desperdician espacio de almacenamiento y perjudican tu entregabilidad si envías campañas. Pasa tu lista de contactos por un servicio de validación de correo para marcar las direcciones rebotadas o desechables. Elimínalas o ponlas en cuarentena antes de importar.

Paso 3: prepara Laureo para la importación

Antes de importar tus datos, configura la estructura en la que van a quedar.

Crea los campos personalizados

Revisa tu documento de asignación de campos. Para cada propiedad de HubSpot que no coincida con un campo estándar de Laureo, crea un campo personalizado:

1. En Laureo, ve a Admin > Custom Fields (necesitas el rol Manager o Admin)
2. Crea un campo para cada propiedad personalizada que quieras importar. Cada plan limita los campos personalizados de un tipo de registro, y el límite sube de Pro a Business y a Ultra (la página de precios lo indica como campos personalizados por objeto). Laureo rechaza un campo nuevo que supere el límite, así que, cuando HubSpot tenga en un objeto más propiedades personalizadas de las que permite tu plan, crea campos para las que tu equipo todavía usa
3. Anota los nombres exactos de los campos, porque los necesitarás al asignar las columnas

Configura tu pipeline

Crea en Laureo etapas del pipeline que se ajusten a tu proceso de ventas. Puedes replicar exactamente las etapas de tu pipeline de HubSpot o aprovechar la ocasión para simplificarlas.

Si en HubSpot tenías 10 etapas y tres apenas se usaban, elimínalas. Empieza con las etapas que tu equipo usa de verdad.

Crea las etiquetas

Si usabas las etapas del ciclo de vida o las listas de HubSpot para segmentar, crea etiquetas equivalentes en Laureo. Por ejemplo:

• La etapa “Marketing Qualified Lead” (lead calificado por marketing) de HubSpot pasa a ser una etiqueta “MQL”
• La etapa del ciclo de vida “Customer” (cliente) de HubSpot pasa a ser una etiqueta “Customer”
• La lista de HubSpot “Trade Show Leads 2025” (leads de la feria comercial de 2025) pasa a ser una etiqueta “Trade Show 2025”

Paso 4: importa tus datos

Importa en este orden: primero las empresas, luego las personas y después los negocios. Así te aseguras de que, cuando una persona haga referencia a una empresa, el registro de esa empresa ya exista en Laureo. (Laureo muestra los contactos en “People” y los negocios en “Deals”, así que asigna tus exportaciones de HubSpot a esas entidades.)

Importa las empresas

1. En Laureo, ve a Admin > Import (o haz clic en Import en la barra de herramientas de cada lista de entidades)
2. Sube el CSV de empresas
3. Asigna cada columna del CSV al campo correspondiente de Laureo
4. Revisa la vista previa para confirmar que los datos se ven bien
5. Ejecuta la importación
6. Verifica una muestra de los registros importados para comprobar que la asignación de campos es correcta

Importa los contactos

1. Sube el CSV de contactos
2. Asigna las columnas a los campos de Laureo. La columna del nombre de la empresa se compara con los registros de empresas existentes y vincula automáticamente a cada persona con su empresa (por eso las empresas se importan primero).
3. Asigna las propiedades personalizadas a los campos personalizados que creaste antes
4. Revisa la vista previa
5. Ejecuta la importación
6. Revisa al azar entre 10 y 20 registros para verificar que los nombres, los correos, los números de teléfono y los vínculos con las empresas son correctos

Importa los negocios

1. Sube el CSV de negocios
2. Asigna las columnas: el nombre del negocio, el valor, la etapa, la fecha de cierre prevista y el responsable
3. Asigna las columnas del contacto asociado y de la empresa asociada para que los negocios queden bien vinculados
4. Revisa e importa
5. Revisa el tablero de tu pipeline para verificar que los negocios aparecen en las etapas correctas y con los valores exactos

Paso 5: verifica y depura

Después de importar, dedica tiempo a validar los datos:

Comprueba el número de registros

Compara el número de registros de HubSpot con el de Laureo. Si exportaste 2,500 contactos y se importaron únicamente 2,350, investiga la diferencia. Causas habituales:

• Faltan campos que Laureo exige (como el correo)
• La detección de duplicados combinó registros durante la importación
• Hay problemas de formato en filas concretas

Verifica las relaciones

Abre varios registros de contactos y confirma que:

• el contacto está vinculado a la empresa correcta
• sus negocios aparecen en su registro
• los campos personalizados contienen los datos esperados
• las etiquetas se aplicaron correctamente

Prueba tu pipeline

Abre el tablero del pipeline y verifica que:

• están todas las etapas
• los negocios están en las etapas correctas
• los valores y las fechas de cierre de los negocios son exactos
• los responsables de los negocios están bien asignados

Asigna los responsables

Si los propietarios de contactos de HubSpot no se corresponden exactamente con los usuarios de Laureo, quizá tengas que reasignar algunos registros. Usa la asignación masiva para actualizar el responsable de los contactos que lo necesiten.

Errores comunes de la migración

No limpiar los datos antes de importar

Es el error número uno. Cada incoherencia de formato, cada duplicado y cada registro inactivo que importas genera trabajo después. Media hora de limpieza antes de importar ahorra horas de limpieza después.

Intentar migrarlo todo

No necesitas traer de HubSpot cada hilo de correo, cada tarea completada y cada interacción con una campaña. Céntrate en los datos que tu equipo usa activamente: los contactos, las empresas, los negocios en curso y las notas importantes.

Olvidar asignar los campos personalizados

Si no creas los campos personalizados antes de importar, esos datos no tienen adónde ir. O se descartan o terminan en el lugar equivocado.

No probar con un lote pequeño

Antes de importar toda tu base de datos, haz una prueba con entre 50 y 100 registros. Verifica la asignación, busca errores y haz ajustes antes de ejecutar la importación completa.

Cambiar de sistema demasiado pronto

Después de importar, dale a tu equipo uno o dos días para explorar los datos en Laureo antes de convertirlo en el sistema principal. Ese margen te permite detectar y corregir problemas antes de que afecten al trabajo diario.

Después de la migración

Cuando tus datos estén en Laureo y verificados:

1. Configura la integración del correo para que las conversaciones nuevas se registren automáticamente
2. Crea tu primera automatización para la asignación de leads y, en Business o Ultra, una secuencia de seguimiento de varios pasos
3. Crea algunas vistas guardadas para los filtros habituales (mis negocios, leads calientes, pipeline estancado)
4. Enseña lo básico a tu equipo en una sesión de formación de 30 minutos
5. Desactiva HubSpot únicamente después de confirmar que todo funciona en Laureo

La migración es un esfuerzo puntual que rinde durante años. Tómate el tiempo de hacerla bien, y empezarás a usar Laureo con datos limpios y ordenados en los que tu equipo puede confiar.