Cómo exportar datos de Salesforce y pasarlos a un nuevo CRM (paso a paso)

Para exportar datos de Salesforce, usa Data Export Service (Setup y luego Data Export) si quieres una exportación CSV completa de todos los objetos, o Data Loader cuando necesites campos concretos, filtros o un orden fijo. Exporta primero Accounts (cuentas), luego Contacts (contactos), Opportunities (oportunidades) y Activities (actividades), cada uno con su Salesforce Record ID, para que los vínculos entre registros se mantengan al importarlos en tu nuevo CRM.

Dejar Salesforce intimida porque Salesforce es complejo, y probablemente tus datos también lo son. Los objetos personalizados, los campos de fórmula, los flujos de trabajo y años de historial de actividades hacen que el cambio parezca arriesgado. Dividido en pasos, es manejable. Esta guía recorre cada opción de exportación de datos de Salesforce y luego explica cómo limpiar tus datos, asignar los campos, probar antes de empezar a usar el nuevo sistema y evitar los errores comunes.

Antes de empezar: haz inventario

El primer paso es entender lo que tienes en Salesforce y lo que de verdad necesitas en tu nuevo CRM.

Lo que suele migrarse

Objetos estándar:

• Contacts: nombres, correos, números de teléfono, cargos, direcciones
• Accounts: nombres de empresa, sector, tamaño, direcciones, dominios
• Opportunities: nombres de los negocios, etapas, valores, fechas de cierre, contactos asociados
• Leads: leads sin convertir, con su origen, su estado y sus datos de contacto
• Tasks y Events (tareas y eventos): el historial de actividades vinculado a contactos y cuentas

Datos personalizados:

• Campos personalizados: los campos que agregaste a los objetos estándar
• Objetos personalizados: los objetos totalmente nuevos que creaste (por ejemplo, proyectos, suscripciones o instalaciones)
• Notas: notas de texto adjuntas a los registros
• Attachments y Files (adjuntos y archivos): los documentos subidos a los registros

Lo que no suele migrarse

Configuración, no datos:

• Las reglas de flujo de trabajo y las automatizaciones de Process Builder (las volverás a crear)
• Las reglas de validación
• Los campos de fórmula (los valores se pueden exportar, pero las fórmulas no se transfieren)
• Los diseños de página y los tipos de registro
• El código Apex y los triggers
• Los informes y los paneles (los volverás a crear)
• Las plantillas de correo (las volverás a crear)

Funciones propias de la plataforma:

• Las conversaciones de Chatter
• Los modelos y las predicciones de Einstein AI
• Las integraciones específicas de Salesforce (se conectan a Salesforce, no a tus datos)

Sé realista sobre lo que tiene que pasar al nuevo CRM. Si tienes 50 campos personalizados en el objeto Contact, pero de forma habitual usas únicamente 15, migra esos 15. Es una oportunidad para eliminar deuda técnica.

Paso 1: exporta los datos de Salesforce

Salesforce ofrece varios métodos de exportación, según tu volumen de datos y tu nivel de soltura técnica.

Opción A: Data Export Service de Salesforce (sencilla)

Es la mejor para exportaciones sencillas de objetos estándar.

1. En Salesforce, ve a Setup
2. Busca Data Export en el cuadro Quick Find
3. Selecciona Export Now o Schedule Export
4. Elige los objetos que quieres incluir
5. Salesforce genera archivos CSV y te envía por correo un enlace de descarga (en bases de datos grandes, puede tardar horas)

Limitación: Data Export Service ofrece una exportación masiva de todos los registros. No puedes filtrar ni personalizar el formato de exportación. Los archivos CSV pueden ser muy grandes.

Opción B: Data Loader (recomendada)

Es la mejor para exportaciones controladas, con filtros y campos concretos.

1. Descarga e instala Salesforce Data Loader (Salesforce lo ofrece gratis)
2. Inicia sesión con tus credenciales de Salesforce
3. Selecciona Export (o Export All para incluir los registros archivados y eliminados)
4. Elige el objeto (Contacts, Accounts, Opportunities, etc.)
5. Selecciona los campos concretos que quieres exportar
6. Agrega filtros si hace falta (por ejemplo, únicamente las cuentas activas o únicamente las oportunidades cerradas en los últimos 2 años)
7. Elige el archivo CSV de destino
8. Ejecuta la exportación

Ventajas: controlas exactamente qué campos y qué registros se exportan. Puedes ejecutar varias exportaciones con filtros distintos para objetos distintos.

Opción C: exporta informes de Salesforce

Para conjuntos de datos más pequeños o subconjuntos concretos, puedes ejecutar un informe de Salesforce y exportarlo a CSV.

1. Crea o abre un informe que incluya los registros que quieres
2. Agrega como columnas del informe todos los campos que necesitas
3. Ejecuta el informe
4. Haz clic en Export, y elige el formato CSV

Limitación: la vista de informes de Salesforce muestra en pantalla un máximo de 2,000 filas. Una exportación “Details Only” en CSV o XLS supera ese límite de visualización y extrae el conjunto de datos completo, y una exportación con formato puede llegar a unas 100,000 filas, pero los informes siguen siendo poco prácticos para bases de datos muy grandes, porque cada informe cubre únicamente los registros y las columnas que incluiste al crearlo. Usa Data Loader cuando tengas mucho que trasladar.

Qué exportar y en qué orden

Exporta en este orden para conservar las relaciones:

1. Accounts (empresas) primero, porque los contactos y las oportunidades hacen referencia a ellas
2. Contacts en segundo lugar, con el campo Account Name o Account ID incluido para poder vincularlos a las empresas en el nuevo CRM
3. Opportunities en tercer lugar, con las referencias a Account y Contact
4. Tasks y Events (actividades) en cuarto lugar, con las referencias a Contact, Account y Opportunity
5. Los objetos personalizados al final, con las referencias a los objetos estándar relacionados

En cada exportación, incluye la columna Salesforce Record ID. Este identificador único te permite reconstruir las relaciones entre objetos durante la importación.

Paso 2: limpia tus datos

Es el paso más importante y el que la mayoría hace con prisa. Los datos sucios de tu CRM anterior se convierten en datos sucios en tu nuevo CRM. La migración es el mejor momento para limpiarlos.

Elimina los duplicados

Las bases de datos de Salesforce acumulan duplicados con los años de uso. Antes de importar en un nuevo CRM:

1. Ordena tu exportación de contactos por dirección de correo, e identifica los duplicados
2. Ordena tu exportación de cuentas por nombre de empresa, e identifica los duplicados (presta atención a variantes como “Acme Inc”, “Acme, Inc.” y “ACME”)
3. Decide qué registro conservar de cada grupo de duplicados (normalmente, el de datos más completos y actividad más reciente)
4. Elimina los duplicados de tus archivos de exportación

Elimina los datos inactivos

Revisa cada exportación y elimina:

• Los contactos sin dirección de correo ni número de teléfono (salvo que tengan un historial de actividad importante)
• Los contactos cuyos correos tuvieron un rebote permanente
• Las cuentas sin contactos asociados ni oportunidades
• Las oportunidades que llevan más de 2 años en “Closed Lost” (perdida), salvo que las necesites para informes históricos
• Los registros de prueba, los datos de ejemplo y los restos de sandbox

Unifica el formato

Corrige las incoherencias que se acumularon con el tiempo:

• Números de teléfono: elige un formato (por ejemplo, +1-555-123-4567), y aplícalo a todos los registros
• Direcciones: unifica las abreviaturas de los estados (CA o California), y quita los espacios sobrantes
• Nombres de empresa: elige un formato (“Acme Corporation”, no “Acme Corp” ni “acme corporation”)
• Cargos: unifica las variantes habituales (“Dir. de Ventas”, “Director de Ventas” y “Director, Ventas”)
• Nombres de países: usa un formato coherente (“Estados Unidos” o “EE. UU.”, pero no los dos)

Revisa los campos personalizados

Para cada campo personalizado, pregúntate: ¿de verdad lo vamos a usar en el nuevo CRM? Si un campo personalizado tiene datos en menos del 10 % de los registros y no hace falta para los informes ni para los flujos de trabajo, plantéate descartarlo. Siempre puedes volver a agregarlo más adelante.

Paso 3: asigna los campos a tu nuevo CRM

Crea un documento de asignación que indique cómo se corresponde cada campo de Salesforce con la estructura de campos del nuevo CRM.

Campos estándar

La mayoría de los campos estándar se asignan directamente:

Campos personalizados

Para cada campo personalizado de Salesforce que quieras migrar, determina:

1. ¿El nuevo CRM tiene un campo estándar equivalente? (Úsalo en lugar de crear un campo personalizado.)
2. ¿Necesitas crear un campo personalizado en el nuevo CRM? (Hazlo antes de importar.)
3. ¿Coincide el tipo de campo? (Una picklist de Salesforce, o lista de selección, puede corresponder a una lista desplegable, un campo de texto o una etiqueta en el nuevo CRM.)

Asignación de las etapas del pipeline

Las etapas de oportunidad de Salesforce no coincidirán exactamente con las etapas predeterminadas del nuevo CRM. Crea una tabla de correspondencia de etapas:

Si tienes etapas personalizadas en Salesforce, crea las etapas equivalentes en tu nuevo CRM antes de importar.

Paso 4: prueba con un lote pequeño

Nunca importes toda tu base de datos en el primer intento. Prueba antes con una muestra pequeña y representativa.

Cómo probar

1. Toma entre 50 y 100 registros de cada objeto (contactos, empresas, oportunidades)
2. Elige registros que representen toda la diversidad de tus datos: algunos con campos personalizados completados, otros con historial de actividades, otros con adjuntos y otros vinculados a oportunidades
3. Importa el lote de prueba en el nuevo CRM
4. Verifica que cada campo se asignó correctamente
5. Comprueba que las relaciones funcionan (contactos vinculados a las empresas correctas, oportunidades vinculadas a los contactos correctos)
6. Busca problemas de formato en los datos (fechas con el formato equivocado, números de teléfono truncados, caracteres especiales dañados)
7. Corrige en tu documento de asignación de campos los problemas de asignación que encuentres
8. Elimina los registros de prueba
9. Vuelve a importar con la asignación corregida
10. Vuelve a verificar

Este ciclo de probar, corregir y volver a probar suele necesitar 2 o 3 vueltas antes de que la asignación quede limpia.

Paso 5: ejecuta la importación completa

Cuando el lote de prueba se importe sin errores, ejecuta la importación completa.

Orden de importación

Importa en el mismo orden en que exportaste:

1. Las empresas (Accounts) primero
2. Los contactos en segundo lugar, vinculados a las empresas por el nombre de la empresa o por un ID externo
3. Las oportunidades en tercer lugar, vinculadas a las empresas y a los contactos
4. Las actividades en cuarto lugar, vinculadas a los contactos, las empresas y las oportunidades
5. Los objetos personalizados al final

Verificación después de la importación

Después de importar cada objeto, verifica que:

• el número de registros coincide con tu exportación limpia (menos las exclusiones intencionadas)
• una muestra aleatoria de entre 20 y 30 registros tiene los valores de campo correctos
• las relaciones están intactas (los contactos pertenecen a las empresas correctas)
• los campos personalizados se completaron correctamente
• las etapas del pipeline se asignaron correctamente a las oportunidades

Errores comunes y cómo evitarlos

Los campos de fórmula se exportan como valores, no como fórmulas

Si tienes campos de fórmula en Salesforce (por ejemplo, un campo que calcula los días desde la última actividad), la exportación contendrá el valor calculado en el momento de exportar, no la fórmula. Tendrás que elegir entre:

• crear una fórmula o un campo calculado similar en el nuevo CRM
• aceptar que los valores calculados históricos son instantáneas, no cálculos en vivo

Los adjuntos y los archivos tienen límites

Salesforce guarda los archivos en los objetos ContentDocument y Attachment. Data Export Service puede incluirlos: los propios pasos de exportación de Salesforce indican que, si quieres incluir en tus datos imágenes, documentos, adjuntos y otros elementos, debes seleccionar las opciones correspondientes (la página de Trailhead Export Your Data, consultada el 31 de octubre de 2026). Un gran volumen de archivos hace que la exportación sea mucho más grande y que su descarga lleve bastante tiempo.

La mayoría de los CRM tienen límites de tamaño de archivo en las importaciones. Revisa los límites de adjuntos de tu nuevo CRM antes de intentar migrar archivos. Si tienes un gran volumen de archivos, plantéate si todos los adjuntos tienen que migrarse o si puedes conservar un archivo de Salesforce con los documentos históricos.

Las relaciones de los objetos personalizados son complejas

Si tienes objetos personalizados con relaciones de búsqueda (lookup) o maestro-detalle con objetos estándar, el orden de importación es clave. Tienes que importar primero el objeto padre y luego el objeto hijo, con las referencias al padre. Esto puede requerir varias pasadas y una asignación cuidadosa de los ID.

El historial de actividades puede ser limitado

Salesforce registra las actividades (llamadas, correos, tareas, eventos) de forma exhaustiva. Exportar el historial completo de actividades puede generar archivos muy grandes. Plantéate si necesitas todas las actividades históricas o únicamente las de los últimos 6 a 12 meses.

Las referencias a usuarios necesitan una asignación

Los registros de Salesforce incluyen Owner IDs que hacen referencia a cuentas de usuario de Salesforce. Al importar en un nuevo CRM, tienes que asignarlos a cuentas de usuario del nuevo sistema. Crea una tabla de correspondencia de usuarios antes de importar.

Cómo usar las herramientas de importación de Laureo

Laureo admite la importación de CSV con asignación inteligente de campos para contactos, empresas y oportunidades. El proceso de importación:

1. Sube tu archivo CSV limpio
2. Laureo analiza los encabezados de las columnas y sugiere la asignación de campos
3. Revisa y ajusta la asignación
4. Revisa una vista previa de una muestra de registros antes de confirmar
5. Ejecuta la importación
6. Revisa el resumen de la importación en busca de errores o registros omitidos

Tu plan fija cuántas filas puedes importar al mes, y ese límite mensual no se aplica durante tu periodo de prueba ni durante tu primer mes, así que puedes traer toda tu cartera al empezar. Ese límite nunca bloquea una migración completa desde otro sistema, aunque sus filas cuentan para tu uso mensual. Cada archivo admite un número fijo de filas, así que una cartera grande llega en varios archivos; la página de precios indica los límites de cada plan.

En las migraciones grandes (decenas de miles de registros), divide el trabajo en lotes más pequeños de unos pocos miles de registros cada uno. Trabajar por lotes mantiene el proceso manejable y te permite verificar cada parte antes de pasar a la siguiente.

Plazos previstos

Una migración típica desde Salesforce para una pequeña o mediana empresa lleva:

• Planificación e inventario: de 1 a 2 días
• Exportación: 1 día
• Limpieza de datos: de 2 a 5 días (aquí se va la mayor parte del tiempo)
• Asignación de campos: 1 día
• Importaciones de prueba y correcciones: de 2 a 3 días
• Importación completa: 1 día
• Verificación y limpieza: de 1 a 2 días
• Total: de 1 a 2 semanas

En organizaciones más grandes, con objetos personalizados, relaciones complejas y años de historial de actividades, calcula de 3 a 4 semanas.

Planifícalo y luego ejecútalo

Migrar desde Salesforce es un proyecto, no un clic en un botón. Pero es un proyecto manejable, con una secuencia de pasos clara. La clave es dedicar tiempo a limpiar los datos antes de importar (no después), probar con lotes pequeños antes de comprometerte y verificar las relaciones después de cada fase de importación.

La migración en sí es temporal. La ventaja de pasar a un CRM que tu equipo usa de verdad, con las herramientas que necesita en un solo plan, es permanente. Planifica la migración con cuidado, ejecútala con método, y estarás plenamente operativo en tu nuevo sistema en los plazos indicados arriba.